Czy pracodawca może sprawdzić historię zatrudnienia?

Sprawdzanie historii zatrudnienia przez pracodawcę: Co wolno, a czego nie?

Proces rekrutacji pracownika to złożone przedsięwzięcie, w którym pracodawca dąży do pozyskania jak największej ilości informacji o kandydacie, aby podjąć jak najbardziej świadomą decyzję. Jednym z elementów tego procesu jest weryfikacja doświadczenia zawodowego, czyli historii zatrudnienia. Czy pracodawca ma do tego prawo i jakie są granice jego uprawnień?

Generalna zasada jest jasna: pracodawca może sprawdzić historię zatrudnienia kandydata, ale tylko za jego zgodą. Oznacza to, że bez wyraźnej zgody osoby ubiegającej się o pracę, pracodawca nie może samodzielnie gromadzić informacji na temat jej poprzednich miejsc pracy, okresów zatrudnienia, stanowisk czy powodów zwolnień.

Zgoda kandydata jest kluczowa, ponieważ historia zatrudnienia zawiera dane osobowe, które są chronione przez przepisy o ochronie danych, w tym przez Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych (RODO). Uzyskanie dostępu do tych danych bez podstawy prawnej, jaką jest zgoda, stanowi naruszenie prawa i może skutkować odpowiedzialnością prawną pracodawcy.

Wyjątki od reguły zgody:

Istnieją jednak pewne wyjątki od tej zasady. Pracodawca może sprawdzić historię zatrudnienia bez zgody kandydata w dwóch przypadkach:

• Informacje jawnie dostępne: Jeżeli informacje o historii zatrudnienia danej osoby są publicznie dostępne, np. w rejestrze przedsiębiorców (KRS), pracodawca może z nich korzystać. Dotyczy to np. informacji o pełnieniu funkcji w zarządach spółek.
• Niezbędność ze względu na bezpieczeństwo: W pewnych, ściśle określonych sytuacjach, gdy charakter stanowiska wymaga szczególnego zaufania lub wiąże się z odpowiedzialnością za bezpieczeństwo osób lub mienia, pracodawca może, na podstawie przepisów szczególnych, sprawdzić historię zatrudnienia kandydata, nawet bez jego zgody. Przykłady to stanowiska związane z ochroną informacji, dostępem do poufnych danych, czy praca w służbach mundurowych. Należy jednak podkreślić, że takie sytuacje są rzadkie i muszą być oparte na konkretnych przepisach prawa.

Legalne metody weryfikacji:

Jak więc pracodawca może weryfikować doświadczenie zawodowe kandydata w zgodny z prawem sposób?

• Prośba o udokumentowanie: Pracodawca może poprosić kandydata o dostarczenie kopii świadectw pracy, umów o pracę lub innych dokumentów potwierdzających jego doświadczenie.
• Referencje: Pracodawca może poprosić kandydata o podanie kontaktów do osób, które mogą udzielić referencji na jego temat. Oczywiście, skontaktowanie się z tymi osobami wymaga zgody kandydata.
• Rozmowa kwalifikacyjna: Staranna rozmowa kwalifikacyjna, podczas której kandydat szczegółowo opisuje swoje dotychczasowe obowiązki i osiągnięcia, jest cennym źródłem informacji.
• Testy i zadania praktyczne: W zależności od specyfiki stanowiska, pracodawca może poprosić kandydata o wykonanie testów lub zadań praktycznych, które pozwolą ocenić jego umiejętności i wiedzę.
• Platformy zawodowe: Kandydaci coraz częściej zamieszczają informacje o swoim doświadczeniu zawodowym na platformach takich jak LinkedIn. Pracodawca może zapoznać się z tymi informacjami, pamiętając jednak, że są one dostarczone przez kandydata i powinny być traktowane jako uzupełnienie, a nie jedyne źródło wiedzy.

Konsekwencje naruszenia prawa:

Dostęp do danych osobowych z historii zatrudnienia bez zgody kandydata lub bez podstawy prawnej stanowi naruszenie przepisów o ochronie danych i może skutkować poważnymi konsekwencjami. Pracodawca może zostać ukarany grzywną, nałożoną przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), a także może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej przez poszkodowanego kandydata.

Podsumowując, pracodawca ma prawo weryfikować historię zatrudnienia kandydata, ale musi robić to zgodnie z prawem, czyli przede wszystkim za jego zgodą. Dostęp do informacji bez zgody jest dopuszczalny jedynie w ściśle określonych przypadkach. Pracodawca powinien korzystać z legalnych metod weryfikacji i dbać o przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych, aby uniknąć konsekwencji prawnych.