Jak długo pracodawca przechowuje dokumenty?

Ile czasu pracodawca przechowuje Twoje dokumenty po zwolnieniu? Demistyfikacja ważnych terminów.

Zakończenie stosunku pracy wiąże się z wieloma formalnościami, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Jedną z kluczowych kwestii jest dalszy los dokumentacji pracowniczej. W momencie otrzymania świadectwa pracy, pracownik powinien również uzyskać informację o tym, jak długo jego dokumenty będą przechowywane przez byłego pracodawcę. Niestety, w praktyce zdarza się, że ten aspekt jest pomijany, co rodzi wiele pytań i wątpliwości.

Pracodawca ma obowiązek poinformować byłego pracownika o okresie archiwizacji jego dokumentacji. Informacja ta powinna być przekazana najpóźniej w dniu wydania świadectwa pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej. Choć ustawa nie precyzuje konkretnej formy dokumentu potwierdzającego przekazanie tej informacji, warto zadbać o jej uzyskanie, np. poprzez prośbę o potwierdzenie odbioru maila lub podpisanie stosownego oświadczenia.

Kluczowe jest zrozumienie, że nie ma jednego, uniwersalnego terminu przechowywania wszystkich dokumentów pracowniczych. Okres archiwizacji jest zróżnicowany i zależy od rodzaju dokumentacji. Najczęściej spotykane terminy to:

• Akta osobowe: co do zasady 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu.
• Dokumentacja płacowa: 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy. Ten długi okres wynika z konieczności zabezpieczenia ewentualnych roszczeń związanych z emeryturami i rentami.
• Dokumentacja związana z bezpieczeństwem i higieną pracy: okres przechowywania jest zmienny i zależy od rodzaju dokumentu, np. dokumentacja wypadków przy pracy przechowywana jest przez 10 lat, a badania lekarskie – przez okres określony w odrębnych przepisach.
• Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości: do czasu zakończenia postępowania w sprawie o wykroczenie, a po jego zakończeniu – przez okres, w którym od orzeczenia można się odwołać, nie krócej jednak niż 1 miesiąc.

Warto zwrócić uwagę, że podane terminy są jedynie przykładowe i mogą ulec zmianie w zależności od specyfiki pracy i obowiązujących przepisów. Dlatego tak istotne jest uzyskanie od pracodawcy precyzyjnej informacji na temat okresu przechowywania konkretnej dokumentacji.

Wiedza na temat okresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej jest istotna zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Pozwala uniknąć nieporozumień i ułatwia dochodzenie ewentualnych roszczeń. Pamiętajmy, że pracodawca ma nie tylko obowiązek przechowywania dokumentacji, ale również zapewnienia jej poufności i bezpieczeństwa.

#Archiwum #Dokumenty #Praca