Czy ZUS może ustalić stosunek pracy?

Kiedy ZUS patrzy na Twoją umowę i widzi… etat: Jak ZUS może zakwestionować formę współpracy?

W gąszczu przepisów regulujących zatrudnienie i formy współpracy w Polsce, przedsiębiorcy i osoby prowadzące działalność gospodarczą często zastanawiają się, jak uniknąć pułapek związanych z ZUS-em. Szczególnie wrażliwym tematem jest kwestionowanie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych formy współpracy, deklarowanej jako działalność gospodarcza, a w rzeczywistości – zdaniem ZUS-u – stanowiącej ukryty stosunek pracy.

Dlaczego ZUS interesuje się formą współpracy?

Zasadniczym powodem interwencji ZUS-u jest dbałość o prawidłowe odprowadzanie składek. Stosunek pracy charakteryzuje się wyższym obciążeniem składkowym niż działalność gospodarcza. Dlatego, jeśli ZUS uzna, że dana współpraca, formalnie prowadzona jako B2B, w rzeczywistości przypomina etat, może nakazać dopłatę zaległych składek, wraz z odsetkami.

Co budzi czujność ZUS-u?

Podczas kontroli ZUS analizuje realne relacje między stronami – osobą fizyczną a zleceniodawcą. Szuka cech charakterystycznych dla stosunku pracy, które mogą świadczyć o jego ukrytej formie. Do najistotniejszych należą:

• Podporządkowanie służbowe: Czy osoba wykonująca zadania podlega bezpośredniemu nadzorowi, otrzymuje polecenia od przełożonego i musi się do nich stosować? Czy ma swobodę w organizacji swojej pracy, czy też jest zobowiązana do wykonywania zadań w określonym miejscu i czasie?
• Stałe miejsce i czas pracy: Czy praca jest wykonywana w miejscu wyznaczonym przez zleceniodawcę i w określonych godzinach? Stałe godziny pracy i obecność w firmie mogą sugerować stosunek pracy.
• Wyłączność: Czy dana osoba współpracuje wyłącznie z jednym podmiotem, a jej działalność jest w całości dedykowana obsłudze tego kontrahenta? Wyłączność na rzecz jednego podmiotu osłabia argument o prowadzeniu niezależnej działalności gospodarczej.
• Wykorzystywanie zasobów zleceniodawcy: Czy osoba współpracująca używa narzędzi, sprzętu i materiałów dostarczonych przez zleceniodawcę? Korzystanie z zasobów firmy, bez ponoszenia za nie odpowiedzialności, może wskazywać na stosunek pracy.
• Odpłatność za samą gotowość do pracy: Czy dana osoba otrzymuje wynagrodzenie również w sytuacjach, gdy nie wykonuje konkretnych zadań, ale pozostaje w gotowości do ich podjęcia? Takie sytuacje również wskazują na podporządkowanie i charakterystyczne cechy etatu.

Konsekwencje uznania formy współpracy za stosunek pracy

Jeżeli ZUS uzna, że dana forma współpracy jest w rzeczywistości stosunkiem pracy, może to wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi. Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo do naliczenia zaległych składek, zarówno ze strony osoby prowadzącej działalność, jak i ze strony zleceniodawcy, wraz z odsetkami. Dodatkowo, zleceniodawca może być zobowiązany do zapłacenia zaległego podatku dochodowego od osób fizycznych.

Jak się zabezpieczyć?

Aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania formy współpracy przez ZUS, warto zadbać o następujące kwestie:

• Jasne określenie warunków współpracy w umowie: Umowa powinna precyzyjnie określać zakres zadań, wynagrodzenie, zasady rozliczeń oraz prawa i obowiązki stron.
• Unikanie cech charakterystycznych dla stosunku pracy: Należy dbać o realną niezależność w organizacji pracy, swobodę w wyborze miejsca i czasu wykonywania zadań, a także o możliwość współpracy z innymi podmiotami.
• Dokumentowanie działań: Warto gromadzić dokumenty potwierdzające samodzielność w podejmowaniu decyzji, faktury wystawiane na różnych klientów oraz dowody poniesionych kosztów związanych z prowadzeniem działalności.
• Konsultacja z prawnikiem lub doradcą podatkowym: W przypadku wątpliwości warto skonsultować się ze specjalistą, który pomoże ocenić ryzyko i doradzi, jak uniknąć potencjalnych problemów.

Podsumowując, ZUS ma prawo do weryfikacji formy współpracy i uznania jej za stosunek pracy, jeśli stwierdzi, że faktyczne relacje między stronami wskazują na cechy charakterystyczne dla etatu. Dlatego ważne jest, aby starannie planować i dokumentować współpracę, unikać cech podporządkowania i dbać o realną niezależność w prowadzeniu działalności gospodarczej. W ten sposób można zminimalizować ryzyko negatywnej decyzji ZUS i uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji finansowych.