Czy pracownik może robić zdjęcia swoich akt osobowych?

Prawo do zdjęcia akt osobowych – granice prywatności i dostępu do informacji

Kwestia robienia zdjęć własnych akt osobowych przez pracownika budzi wiele wątpliwości. Choć prawo do wglądu w akta osobowe jest niepodważalne, a samo fotografowanie wydaje się być jedynie metodą utrwalenia informacji, sprawa nie jest jednoznaczna i wymaga bliższego omówienia. Artykuł ten analizuje tę kwestię, uwzględniając zarówno prawa pracownika, jak i potencjalne ograniczenia wynikające z przepisów prawa i zasad ochrony danych osobowych.

Prawo pracy gwarantuje pracownikowi prawo wglądu do akt osobowych (art. 94 § 1 Kodeksu pracy). Oznacza to możliwość zapoznania się ze wszystkimi dokumentami tam zawartymi, nie tylko tymi dotyczącymi wynagrodzenia czy oceny pracy, ale również wszelkimi innymi dokumentami związanymi z jego zatrudnieniem. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi dostęp do akt w sposób nie utrudniający i uniemożliwiający realizację tego prawa. Brak takiego dostępu stanowi naruszenie przepisów prawa.

Jednakże, sam akt fotografowania akt osobowych, choć wydaje się naturalną konsekwencją prawa do wglądu, nie jest wprost uregulowany prawnie. Problem tkwi w kwestii ochrony danych osobowych. Zdjęcie akt osobowych, nawet własnych, może zawierać informacje stanowiące dane osobowe innych osób (np. dane współpracowników, referencje, zaświadczenia). Zrobienie zdjęcia w takiej sytuacji, a następnie jego rozpowszechnianie, mogłoby naruszać przepisy RODO, w szczególności art. 5, który nakłada na administratora danych obowiązek zapewnienia ich bezpieczeństwa.

Kluczowe jest zatem rozróżnienie:

• Prawo do wglądu i sporządzenia notatek: Pracownik ma prawo do zapoznania się z aktami i sporządzenia notatek, kopii ręcznych wybranych fragmentów, czy nawet przepisania wybranych informacji. To jest jego niepodważalne prawo.
• Prawo do fotografowania: Natomiast samo fotografowanie akt osobowych, szczególnie w sytuacji, gdy zdjęcie zawiera dane innych osób, wymaga rozwagi i uwzględnienia przepisów RODO. Bez zgody tych osób, takie działanie może być nielegalne.

Podsumowując, choć prawo do wglądu w akta osobowe jest jasno określone, kwestia robienia zdjęć tych akt wymaga indywidualnego podejścia. W idealnej sytuacji, pracownik powinien porozumieć się z pracodawcą, ewentualnie uzyskać zgodę na sporządzenie kopii lub zdjęć – w przypadku, gdy nie narusza to przepisów o ochronie danych osobowych. W razie wątpliwości, najlepszym rozwiązaniem jest konsultacja z prawnikiem lub inspekcją pracy. Zawsze należy pamiętać, że prawem do wglądu nie jest przykrywką do łamania prawa dotyczącego ochrony danych osobowych innych osób.

#Akta Osobowe #Pracownik #Zdjęcia