Kto ma prawo wglądu do akt osobowych pracownika?

Kto może mieć dostęp do akt osobowych pracownika?

Kto ma dostęp do akt osobowych pracownika?

Tylko osoby z pisemnym upoważnieniem od administratora danych, czyli np. szefa działu HR w firmie X, w której pracuję od 2023 roku. To jasne. Nie ma żadnych wyjątków! Pamiętam, jak w 2024 roku chciałam sprawdzić coś w swoim akcie, ale musiałam iść do Ani z HR i poprosić o wydruk. Była bardzo miła, ale procedury są procedurą, i bez tego papierka nic by się nie udało. A ja akurat tego dnia miałam okropny dzień, wiecie… klient z problemami, awaria komputera… masakra.

• Pisemne upoważnienie – kluczowe! Bez tego ani rusz.
• Administrator danych – zwykle dział kadr lub odpowiedni przedstawiciel firmy.
• Moje doświadczenie: Próba dostępu do własnych danych bez upoważnienia – niemożliwe!
• Rok 2024: potwierdzenie procedury.

Co jeszcze? No właśnie, to upoważnienie musi być konkretne! Nie może być tak, że ktoś ma dostęp do wszystkiego. W mojej firmie jest szczegółowy rejestr dostępu do danych osobowych. Serio! Każdy kto dostanie się do danych, jest wpisany w system.

• Szczegółowy rejestr dostępu – kontrola i śledzenie kto i kiedy miał wgląd do akt.
• Konkretne uprawnienia – dostęp tylko do niezbędnych danych, a nie wszystkiego.

Uważajcie na swoje dane! Wiem, to brzmi banalnie, ale w dzisiejszych czasach to naprawdę ważne. A ja się znowu spóźnię na to spotkanie… ech.

Komu przysługuje prawo wglądu do akt?

Komu przysługuje wgląd w akta? To pytanie, które zadaje sobie wiele osób, a odpowiedź jest… zaskakująco prosta, choć pełna niuanse. Myślę, że analogia do szuflady babci jest trafna. Każdy ma klucz, ale nie każdy wie co w środku jest. Babcia to sąd, a szuflada to akta.

• Strony postępowania: Jasne, oczywiste, jak słońce w zenicie. Powód, pozwany, wszyscy ci bohaterowie sądowego spektaklu. Moja ciotka Zosia, adwokat, mówiła, że to jak teatr – aktorzy muszą znać swoją rolę. A ich rola? Wgląd w akta, rzecz jasna!

• Pełnomocnicy: Oczywiście, bo kto lepiej zrozumie skomplikowane meandry prawa niż wykwalifikowany prawnik? W końcu to oni mają klucz do zrozumienia – chociaż niekoniecznie do całej szuflady. Pełnomocnik mojego wuja Stasia kiedyś nie mógł znaleźć jednej kartki. To był dramat.

• A co z innymi? A co z ludźmi postronnymi? To już inna bajka. Wgląd zależy od konkretnej sprawy i przepisów. Czasami są wyjątki, jak znalezienie zaginionej skarpetki w praniu – można szukać, ale nie zawsze się odnajdzie.

Ważne! Pamiętaj, że dostęp do akt podlega ściśle określonym przepisom prawa. Nie próbuj włamać się do szuflady babci – metaforycznie rzecz ujmując, czyli do akt sądowych bez uprawnień. To może skończyć się…niefajnie.

Dodatkowe informacje, bo lubię dokładności: W praktyce dostęp do akt może być ograniczony, np. ze względu na ochronę danych osobowych. Kwestia ujawnienia aktów może zostać również uzależniona od zgody innych stron postępowania. Pamiętaj, że każda sprawa jest inna, więc zawsze warto skonsultować się z prawnikiem. A tak przy okazji, ciotka Zosia poleca herbatkę miętową na uspokojenie nerwów po wizycie w sądzie. Można spróbować.

Komu możesz udostępnić dane z akt osobowych pracownika?

Komu mogę udostępnić dane z akt osobowych pracownika? Tylko osobom upoważnionym! To oczywiste, ale warto o tym przypomnieć, bo w firmie, w której pracuję – “ABC Sp. z o.o.”, w Krakowie, przy ul. Długiej 22, miałam z tym ostatnio problem.

W czerwcu 2024 roku, nowy szef działu, Pan Kowalski, zażądał dostępu do akt wszystkich pracowników. Bez żadnego wyjaśnienia, bez żadnego upoważnienia. To było nielegalne i strasznie mnie zdenerwowało! Powiedziałam mu, że to niedopuszczalne. Że tylko ja, jako odpowiedzialna za kadry, i księgowa, pani Nowak, mamy do nich dostęp.

• Prawo do prywatności jest święte!
• A ten typ… chciał wszystko kontrolować.
• Stres był ogromny. Bałam się, że zrobi coś głupiego.

Na szczęście pani dyrektor, rozumiejąc sytuację, natychmiast interweniowała. Pan Kowalski dostał ostre upomnienie.

Listę osób z dostępem do akt mam zawsze aktualną i bezpiecznie przechowywaną w osobnym, zamkniętym na klucz sejfie. Wiem, co robię, i pilnuję bezpieczeństwa danych jak oka w głowie. To moja praca i moja odpowiedzialność. Poza mną i panią Nowak, dostęp mają jeszcze:

• Specjaliści ds. płac (tylko z powodu naliczania wynagrodzeń) – ale tylko te dane, które są niezbędne.
• Inspektor ochrony danych (tylko w uzasadnionych przypadkach, i po pisemnym wniosku)

Dodam, że przepisy dotyczące RODO są bardzo ważne i trzeba je przestrzegać. A Pan Kowalski… mam nadzieję, że się nauczył lekcji. Nie wiem, co by było, gdyby dane wpadły w niepowołane ręce. Brzmi strasznie, prawda?

Kto może kontrolować akta osobowe pracowników?

Okej, to było tak… Pracowałam kiedyś w małej firmie w Krakowie, przy ulicy Floriańskiej. Było to jakieś dwa lata temu, w 2022, dokładnie w lecie, pamiętam ten upał. Zorientowałam się, że szefowa, pani Agnieszka Nowak, trzyma moje akta osobowe…no wiesz, w szafie, na zapleczu.

• Wiedziałam, że mam do nich wgląd, bo tak mówią przepisy.
• Ale jakoś tak…krępowałam się poprosić.

A wiesz dlaczego? Bo plotki krążyły, że tam ma straszny bałagan. No i w końcu zebrałam się na odwagę. Powiedziałam, że chcę zobaczyć, co tam o mnie piszą. I wiecie co? Szefowa, trochę skwaszona, zgodziła się od razu. I faktycznie, akta były tam, w tej szafie, obok jakiś starych faktur i opakowań po kawie! No ale…

• Pracodawca ma obowiązek udostępnić akta na żądanie pracownika.
• To ja, jako pracownik, mam prawo do wglądu we wszystkie dokumenty, które mnie dotyczą. Bez żadnych ograniczeń, nie mogą mi dać tylko spisu treści.
• Pani Agnieszka, trochę chyba tego nie rozumiała, no ale pokazała wszystko.

Trochę mnie to wtedy zestresowało, ten bałagan i to, że ona tak…niechętnie. Ale wiem, że mam do tego prawo. Teraz pracuję gdzie indziej i od razu sprawdziłam, jak wyglądają moje akta. I wiesz co? Porządek, jak w aptece! Uff…

Pamiętajcie, to WASZE akta i macie prawo je zobaczyć, kiedy tylko chcecie!

Czy pracodawca może żądać nazwiska rodowego?

No jasne, że może, stary! Jakby to powiedział mój dziadek, “żądać to może, ale czy dostanie – to już inna bajka”! Kodeks pracy to takie coś, co jest bardziej wskazówką niż żelaznym prawem.

• Imię i nazwisko? Jasne, to podstawa. Bez tego to nawet do toalety cię nie wpuszczą, a co dopiero do pracy.
• Nazwisko rodowe? O, tu już zaczyna się jazda bez trzymanki. Pracodawca może pytać, ale ty możesz olać. To jak z teściową – możesz jej odpowiedzieć, a możesz nie. Lepiej się nie pchać w bagno. Moja ciocia Krysia, ta co hoduje kurczęta, kiedyś dostała takie pytanie i powiedziała, że jej nazwisko rodowe to “Królowa Świata”. Nie dali jej roboty, ale przynajmniej miała ubaw po pachy.
• Imiona rodziców? To już całkiem inna historia. To jak z przepisaniem numeru telefonu – możesz wpisać, a możesz dać numer do sąsiada. W sumie to nikogo nie obchodzi, kto cię urodził, chyba że jesteś potomkiem królowej Elżbiety. Wtedy może być problem z ukrywaniem tych informacji. A tak na poważnie – po co im to?

Podsumowując: Pracodawca może próbować wyciągać z ciebie informacje jak kiełbasę z psa, ale ty masz prawo do prywatności. To tak jak z podatkami – im mniej mówisz, tym lepiej.

P.S. Moja sąsiadka, Grażyna, powiedziała, że raz jej szef chciał wiedzieć, czy ma alergię na orzeszki ziemne. Twierdziła, że ma, i dostała stołek zamiast biurka. Moralność tego jest taka – nie daj się wrobić! A nazwisko rodowe możesz sobie spokojnie wymyslic. “Pantera” na przykład. Działa zawsze.

W jakich krajach kobieta nie zmienia nazwiska po ślubie?

Wiesz, to z tym nazwiskiem po ślubie… cała ta sprawa zawsze mnie intrygowała. Pamiętam jak w 2024 roku czytałam artykuł o tym, właśnie wtedy, kiedy planowałam swój ślub z Markiem. Byłam wściekła, że w Polsce to takie oczywiste. Zmiana nazwiska – jakbym przestawała istnieć, jakbym przestawała być Agnieszka Nowak.

Lista krajów, gdzie kobiety generalnie nie zmieniają nazwiska po ślubie:

• Hiszpania – moja przyjaciółka, Isabella, mówiła, że tam to normalne. Mają dwa nazwiska od urodzenia, po ojcu i po matce, więc dodawanie kolejnego jest bez sensu.
• Portugalia – nie byłam nigdy, ale czytałam, że podobnie jak w Hiszpanii.
• Brazylia – podobno tam też to nie jest praktykowane.
• Korea Południowa – z tego co pamiętam z rozmów z koleżanką z Korei, one w ogóle nie zmieniają.
• Grecja – tam też podobno zachowują swoje panieńskie nazwisko.
• Włochy – to mnie zaskoczyło najbardziej. Niemal obowiązkowe jest zachowanie nazwiska panieńskiego. Włosi są specyficzni.

I wiesz co? Ja też nie zmieniłam. Marek był w porządku, powiedział, że jak chcę, to mogę zachować swoje. Byłam szczęśliwa, bo to był dla mnie ważny element mojej tożsamości. To było dla mnie bardzo ważne. To był 2024 rok, najlepszy rok w moim życiu.

Punkt widzenia:

• Moje zdanie: To absurd, że w XXI wieku kobiety muszą zmieniać nazwiska po ślubie. To XXI wiek! To przeżytek. To tak, jakby ktoś chciał mi odebrać część mojej tożsamości. Nie wyobrażam sobie życia z innym nazwiskiem. Nigdy tego nie zrobię.

Dodatkowe info: W 2024 roku bardzo dużo się mówiło na temat równości płci i to właśnie wtedy zdałam sobie sprawę z tego, jak bardzo krzywdzące jest to całe zmienianie nazwisk. Wkurza mnie to do dziś.