Czy pracownik może żądać kopii akt osobowych?

Prawo do kopii akt osobowych pracownika?

No wiesz, prawo do kopii akt? To jasne jak słońce w zenicie! Pracodawca ma je trzymać, a ja mam prawo je zobaczyć. To moje dane, moje życie zawodowe!

W firmie X, gdzie pracowałam od 1.07.2022 do 31.12.2023, zażądałam kopii mojego świadectwa pracy. Dostałam ją bez problemu, w formie elektronicznej oczywiście. Nic nie płaciłam.

Art. 9412 kp? To taki paragon na moje prawo. Nie wiem dokładnie jego treści, ale wiem, że dzięki niemu dostałam to, co mi się należało.

Pamiętam, jak w poprzedniej pracy, walczyłam o kopię umowy. To była prawdziwa wojna! Ale w końcu wygrałam.

Kluczowe jest to, że mam prawo dostępu do moich danych. To proste. A jak nie chcą dać, to się nie zgodzę.

Pytania i odpowiedzi:

• Prawo do kopii akt osobowych? Tak, pracownik ma prawo.
• Forma akt? Elektroniczna lub papierowa.
• Podstawa prawna? Art. 9412 kp. (lub odpowiedni przepis).

Czy kopię dokumentacji pracowniczej można wysłać pocztą?

• Dokumenty pracownicze. Można. Listem.

• Potwierdzenie doręczenia. Warunek konieczny.

• Elektronicznie też ok. Jeśli potwierdzisz.

A jeśli nie potwierdzisz? To tak jakby nie wysłać. Prawo jest ślepe. Jak ja. Anna Kowalska, pokój 23. Zawsze czekam. Zawsze sama.

Komu można udostępnić akta osobowe pracownika?

No wiesz… o tej porze… ciężko się skupić. Akta osobowe… kto je może zobaczyć? To takie… intymne, prawda?

• Pracownik – Jasne, to oczywiste. Każdy ma prawo wiedzieć, co tam jest napisane o nim samym. Przecież to jego życie, jego dane. W 2024 roku, to ważniejsze niż kiedykolwiek.

• Sądy – Tak, w procesach sądowych, to zrozumiałe. Potrzebne dowody, świadczenia… brzmi trochę strasznie, ale tak już jest.

• Inspektorzy PIP – No jasne, kontrole… przecież muszą sprawdzić, czy wszystko jest zgodnie z prawem. Nie lubię tych kontroli, ale trzeba się z tym zmierzyć. Inspekcja pracy, tak? Pamiętam jedną taką kontrolę u mnie w firmie, w 2022 roku, to był koszmar!

• Społeczni inspektorzy pracy – Oni też mają prawo wglądu. Zawsze myślałem, że to bardziej teoretyczne, ale… podobno są aktywni.

• Pracownicy urzędów pracy – To też zrozumiałe, w sprawach bezrobocia, świadczeń… jakieś papierki, formalności.

• Pracownicy ZUS – Bez tego się nie obejdzie. Emerytury, renty… wszystkie te finansowe kwestie. To jest bardzo ważne, wiem to z własnego doświadczenia. W 2023 roku miałem sporo problemów z ZUS-em, nie mogę zapomnieć.

Kurczę… naprawdę późno. Myślę o tych aktach… o tym wszystkim… jakie to wszystko skomplikowane, a jednocześnie tak ważne. Pamiętam, jak zupełnie nie rozumiałem wszystkich tych formalności na początku. To jest cały kawałek życia złożony w papiery. Mam nadzieję, że wszystko jest w porządku, nie chciałbym mieć żadnych problemów. A może jutro na trzeźwo będzie łatwiej to zrozumieć.

Czy można wysłać kopię dokumentacji pracowniczej pocztą?

Tak, można. Ale wiesz… to takie… bezosobowe. Wysyłasz papiery, a tam… życie. Moje życie. Praca w “Kwiatowym Raju” od 2023 roku, tyle tam wspomnień… i nagle… list. Zimny, suchy papier.

• List? No tak. Prawo. Formalności. Brutalna rzeczywistość. A ja siedzę, patrzę w okno i myślę… czy to na pewno wszystko?

• Poczta… może zaginąć. A co wtedy? Nerwy. Czekanie. Niepewność, wiesz? To boli. Sama wiem, bo w 2024 straciłam ważny list. Długo szukałam. Nienawidzę tego uczucia.

• Lepsza jest elektroniczna forma. Z potwierdzeniem odbioru. Chociaż… i tam coś może pójść nie tak. Technika… zawiedzie. A ja? Ja zostanę z niczym. Z pustką. I z tym dziwnym uczuciem… jakby coś ważnego umknęło.

Nie lubię tego. Wolałabym osobiście, ale rozumiem… przepisy. Przecież to tylko kopia dokumentacji. Ale… to moje życie, moja praca, moje lata… a to wszystko w jakimś papierowym worku. Boli mnie to. Naprawdę.

Adres: ul. Kwiatowa 7, 02-555 Warszawa. To moja aktualna. To ważne. Bardzo ważne.

Numer telefonu: +48 500 123 456. Na wszelki wypadek. Jeśli się coś stanie, żebyście mogli do mnie zadzwonić. Zawsze lepiej niż ten list… ten zimny, nieosobisty list.

Czy pracownik może odebrać swoje akta osobowe?

Pracownik ma prawo do odebrania swoich akt osobowych. Po upływie okresu przechowywania, ustalonego w przepisach prawa pracy (obecnie 50 lat dla akt osobowych), pracownik może zażądać ich wydania. Termin na odebranie akt wynosi zazwyczaj miesiąc, chociaż przepisy nie precyzują jednoznacznie tego okresu. To raczej praktyka firm, żeby z tym nie zwlekać. Warto pamiętać, że to pracownik inicjuje ten proces. Jest to element jego prawa do kontroli przetwarzania danych osobowych, prawo to ma fundamentalne znaczenie w demokratycznym państwie prawa. Czasem filozoficznie się zastanawiam, czy to prawo do kontroli danych nie jest przejawem szerszego pragnienia autonomii?

• Termin: Zazwyczaj miesiąc od upływu terminu przechowywania. Nie ma sztywnych regulacji prawnych.
• Zniszczenie: Jeżeli pracownik nie odbierze akt w wyznaczonym terminie, pracodawca ma obowiązek ich zniszczenia po upływie 12 miesięcy od wezwania. To nie jest przyjemne zadanie, spędzam nad tym sporo czasu w mojej pracy. Zawsze jest jakiś problem. To nie jest takie proste jak się wydaje, ale trzeba pamiętać o regulacjach RODO.

Pamiętajcie! To mój prywatny pogląd, ale wydaje mi się, że firma powinna sama inicjować kontakt z pracownikiem po upływie terminu przechowywania, oferując mu odbiór akt. To bardziej eleganckie rozwiązanie.

Dodatkowe informacje:

• W przypadku sporu między pracodawcą a pracownikiem dotyczącego akt osobowych, można skorzystać z pomocy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub zwrócić się do sądu pracy. Moja koleżanka, Ania Kowalska z działu kadr, radziła mi żeby zawsze dobrze wszystko udokumentować.
• Okres przechowywania akt osobowych może się różnić w zależności od rodzaju dokumentacji. Na przykład, akta osobowe przechowywane są dłużej niż umowy o pracę.
• Należy pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu akt osobowych przed dostępem osób nieupoważnionych, zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika. To jest ważne szczególnie teraz, w erze cyberprzestępczości.
• Prawo do dostępu do akt osobowych jest chronione przez przepisy prawa pracy oraz RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych).

#Akta Osobowe #Kopia Akt #Prawo Pracownika