Jak zgłosić nowego członka zarządu do KRS?

jak zgłosić nowego członka zarządu do krs: elektroniczna procedura krok po kroku

Prawidłowa aktualizacja składu organu zarządzającego chroni spółkę przed negatywnymi konsekwencjami prawnymi. Poznaj procedurę składania dokumentów przez system elektroniczny, aby jak zgłosić nowego członka zarządu do krs, uniknąć błędów formalnych i opóźnień.

Jak zgłosić nowego członka zarządu do KRS krok po kroku?

Zgłoszenie nowego członka zarządu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) odbywa się obecnie wyłącznie drogą elektroniczną. Proces ten można przeprowadzić za pośrednictwem systemu S24 lub Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Wybór platformy zależy od tego, w jaki sposób została założona spółka oraz jak podjęto uchwałę o powołaniu nowych władz.

Cała procedura opiera się na poprawnym wypełnieniu wniosku, załączeniu wymaganych dokumentów oraz podpisaniu całości podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Choć na pierwszy rzut oka systemy teleinformatyczne mogą wydawać się skomplikowane, przygotowanie dokumentacji i przejście przez formularze według ustalonego schematu pozwala uniknąć zwrotu wniosku przez sąd.

Przygotowanie niezbędnych dokumentów i załączników

Zanim zalogujesz się do systemu PRS lub S24, musisz zgromadzić kompletną dokumentację w formie elektronicznej. Każdy wniosek o zmianę zarządu w krs krok po kroku wymaga twardych dowodów potwierdzających, że zmiana osobowego składu organu reprezentacji nastąpiła zgodnie z przepisami i umową spółki.

Podstawą zgłoszenia jest uchwała odpowiedniego organu. Najczęściej jest to uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu nowego członka zarządu lub rada nadzorcza, jeśli umowa spółki tak stanowi. Jeśli zmiana wiąże się z odejściem poprzednika, konieczne jest również dołączenie dokumentu rezygnacji bądź uchwały o jego odwołaniu. Pamiętaj, że dokumenty sporządzone na piśmie należy starannie zeskanować do formatu PDF przed umieszczeniem ich w systemie.

Oprócz samej uchwały, sąd rejestrowy bezwzględnie wymaga dołączenia oświadczenia nowego członka zarządu o wyrażeniu zgody na pełnienie tej funkcji. W praktyce dokument ten łączy się często z oświadczeniem zawierającym aktualny adres do doręczeń. Pamiętaj - brak zgody na powołanie to najczęstszy powód, dla którego sądy zwracają wnioski. Przepisy zwalniają z tego obowiązku tylko wtedy, gdy nowa osoba sama podpisała wniosek do KRS lub podpisała protokół ze zgromadzenia wspólników.

Procedura składania wniosku w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS)

Portal Rejestrów Sądowych to uniwersalny system, w którym wykonuje się zgłoszenie zmiany zarządu krs udokumentowane tradycyjnymi, papierowymi uchwałami lub aktami notarialnymi. Wypełnienie wniosku wymaga zalogowania się za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Po wejściu do systemu wybierz zakładkę wniosków o zmianę i wprowadź numer KRS swojej spółki. System automatycznie pobierze aktualne dane z rejestru. Twoim zadaniem będzie przejście do sekcji dotyczącej organu reprezentacji i dokonanie modyfikacji. Należy wykreślić osoby, które opuściły zarząd, oraz wpisać pełne dane nowych członków, w tym ich imiona, nazwiska oraz numery PESEL.

Kolejnym krokiem jest podpięcie przygotowanych załączników w formie plików PDF. Jeżeli uchwała była sporządzona przez notariusza, wystarczy podać numer aktu z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Notarialnych, a system sam pobierze treść. Na koniec wniosek musi zostać podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji spółki. Może to zrobić jedna osoba z zarządu, pod warunkiem, że ma uprawnienie do jednoosobowej reprezentacji, lub pełnomocnik zawodowy.

Koszty i ustawowe terminy - ile czasu ma spółka?

Zgłoszenie zmian w strukturze zarządu nie jest darmowe i wiąże się z opłatami na rzecz skarbu państwa. Co ważne, przepisy nakładają na przedsiębiorców sztywne terminy, których przekroczenie może wywołać negatywne konsekwencje dla spółki.

Na złożenie wniosku o wpis zmiany masz dokładnie 7 dni od dnia, w którym doszło do zmiany zarządu. Termin ten liczy się bezpośrednio od momentu podjęcia uchwały lub skutecznego złożenia rezygnacji, a nie od dnia zebrania dokumentów. Spóźnienie może skutkować wszczęciem przez sąd postępowania przymuszającego i nałożeniem grzywny. Opłata sądowa za wniosek o zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców wynosi 250 zł przy korzystaniu z Portalu Rejestrów Sądowych.

Jeśli spółka korzysta z uproszczonego systemu S24 i szablonów uchwał, koszt wynosi 200 zł. Od końca 2025 roku zniesiono obowiązek uiszczania dodatkowej opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, co obniżyło koszty procedury o 100 zł.

Portal Rejestrów Sądowych (PRS) czy system S24 - co wybrać?

Portal Rejestrów Sądowych (PRS)

• Opłata sądowa wynosi 250 zł
• Dla uchwał sporządzonych w formie papierowej lub notarialnej
• Dowolne załączniki w formie skanów PDF lub dokumentów elektronicznych

System S24

• Opłata sądowa wynosi 200 zł
• Tylko dla spółek założonych w S24, gdzie uchwały są generowane ze wzorca
• Uchwały i oświadczenia generowane bezpośrednio na platformie

Hala i jej walka z formalnościami w PRS

Anna, współwłaścicielka prężnie rozwijającej się spółki technologicznej z Poznania, musiała pilnie dopisać nowego członka zarządu do KRS w lipcu 2026 roku. Choć proces wydawał się rutynowy, Anna od początku obawiała się technicznych błędów w e-formularzach.

W pierwszej próbie Anna po prostu zeskanowała papierową uchwałę wspólników i podpisała wniosek swoim profilem zaufanym. System przyjął dokumenty, jednak tydzień później sąd przysłał oficjalny zwrot wniosku.

Okazało się, że zapomniała o dołączeniu oświadczenia nowej osoby o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji oraz jej adresu do doręczeń. Zamiast panikować, Anna poprosiła nowego dyrektora o podpisanie elektronicznego dokumentu zgody.

Po ponownym uzupełnieniu wniosku w PRS i załączeniu brakującego pliku PDF, zmiana została zarejestrowana w ciągu 5 dni roboczych, ratując spółkę przed paraliżem decyzyjnym.