Jak długo przechowywać akta osobowe?

Archiwizacja wspomnień zawodowych: Jak długo przechowywać akta osobowe po 2019 roku?

Prowadzenie firmy to nie tylko realizacja misji i generowanie zysków, ale również szereg obowiązków prawnych. Jednym z nich jest prawidłowe i terminowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej, a w szczególności akt osobowych. O ile przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych są szeroko omawiane, to kwestia długości okresu przechowywania akt bywa często niedoszacowana, a konsekwencje jej zignorowania mogą być dotkliwe. W niniejszym artykule skupimy się na aktualnych regulacjach, szczególnie tych dotyczących umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku.

Dekada odpowiedzialności: Nowy wymiar przechowywania akt osobowych.

Zgodnie z obowiązującym prawem w Polsce, a konkretnie z Kodeksem Pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracowników przez ściśle określony czas. Kluczowa zmiana nastąpiła w 2019 roku. Dla umów o pracę zawartych po 1 stycznia 2019 roku, okres ten wynosi 10 lat, i co istotne, jest liczony od dnia zakończenia stosunku pracy z danym pracownikiem.

Co to oznacza w praktyce? Przykładowo, jeśli pracownik został zatrudniony w marcu 2019 roku i zakończył pracę w grudniu 2023 roku, to akta osobowe należy przechowywać do grudnia 2033 roku.

Dlaczego 10 lat?

Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych z pierwotnych 50 lat (dla umów zawartych przed 2019 rokiem) do 10 lat wynikało z dążenia do uproszczenia obowiązków administracyjnych pracodawców oraz uwzględnienia zmian w systemie emerytalnym i ubezpieczeniowym. Nowy okres ma na celu zbalansowanie interesów pracodawców, pracowników oraz ZUS. Z jednej strony, minimalizuje obciążenie administracyjne firm, z drugiej – zapewnia odpowiedni czas na weryfikację uprawnień emerytalnych i rentowych.

Co dokładnie wchodzi w skład akt osobowych?

Pamiętajmy, że „akta osobowe” to nie tylko umowa o pracę. Obejmują one szereg dokumentów podzielonych na części A, B, C i D, m.in.:

• Część A: Dokumenty związane z procesem rekrutacji, takie jak kwestionariusz osobowy, CV, list motywacyjny.
• Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, np. umowa o pracę, zakres obowiązków, zaświadczenia lekarskie.
• Część C: Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, takie jak awanse, nagrody, kary, zmiany warunków pracy i płacy.
• Część D: Dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, np. świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy, porozumienie stron.

Przechowywanie wszystkich tych dokumentów w sposób uporządkowany i bezpieczny jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami prawa.

Co po 10 latach?

Po upływie 10-letniego okresu przechowywania, pracodawca ma obowiązek zniszczyć akta osobowe w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą. Należy pamiętać o sporządzeniu protokołu zniszczenia, który będzie potwierdzeniem dopełnienia tego obowiązku.

Podsumowanie i rekomendacje:

Pamiętaj, że prawidłowe przechowywanie akt osobowych to nie tylko obowiązek, ale również ochrona interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Dlatego:

• Upewnij się, że znasz obowiązujące przepisy dotyczące okresu przechowywania akt osobowych, szczególnie w odniesieniu do umów zawartych po 2019 roku.
• Stwórz jasny i uporządkowany system archiwizacji dokumentacji pracowniczej.
• Szkol pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie akt osobowych.
• Po upływie okresu przechowywania, zniszcz akta w sposób zgodny z prawem i sporządź protokół zniszczenia.

Unikanie błędów w zakresie przechowywania akt osobowych pozwoli uniknąć potencjalnych kar i sporów prawnych, a przede wszystkim – zapewni spokój ducha w prowadzeniu firmy. Zadbaj o archiwizację wspomnień zawodowych w sposób odpowiedzialny i zgodny z obowiązującymi przepisami.