Kiedy pracownik może odebrać swoje akta osobowe?
W procesie digitalizacji akt osobowych, pracownik (aktualny lub były) zyskuje możliwość odbioru swoich dokumentów w tradycyjnej formie papierowej. Okres na realizację tego prawa jest ściśle określony: pracownik ma 30 dni na odebranie akt, licząc od momentu, w którym został poinformowany o dostępności tej opcji.
Cyfrowe akta, papierowy odbiór: 30 dni na decyzję
W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie akt osobowych pracowników w formie elektronicznej. To rozwiązanie wygodne i ekologiczne, jednak nie eliminuje prawa pracownika do otrzymania fizycznej kopii swoich dokumentów. Warto wiedzieć, że proces ten objęty jest konkretnymi ramami czasowymi, które zobowiązują zarówno pracodawcę, jak i pracownika.
Choć digitalizacja usprawnia wiele procesów, ustawa o ochronie danych osobowych nadal gwarantuje pracownikowi (zarówno obecnemu, jak i byłemu) prawo do uzyskania swoich akt w tradycyjnej, papierowej wersji. Kluczowe w tym procesie jest 30-dniowe okno czasowe, w którym pracownik musi podjąć decyzję i odebrać przygotowane dokumenty. Termin ten biegnie od momentu poinformowania go przez pracodawcę o możliwości odbioru.
Co istotne, samo poinformowanie o digitalizacji akt nie jest równoznaczne z informacją o możliwości ich odbioru w formie papierowej. Pracodawca ma obowiązek wyraźnie powiadomić pracownika o przygotowaniu fizycznej kopii dokumentów i wyznaczyć termin, od którego liczy się 30-dniowy okres. Forma powiadomienia może być różna – od wiadomości e-mail, przez list polecony, po osobiste zawiadomienie. Ważne, aby była ona udokumentowana, co pozwoli uniknąć ewentualnych sporów.
Należy podkreślić, że po upływie tego terminu pracodawca nie ma obowiązku dalszego przechowywania papierowej wersji akt. Może je zniszczyć, zachowując oczywiście wersję cyfrową, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dlatego tak ważne jest, aby pracownik, który chce posiadać fizyczną kopię swoich dokumentów, zareagował w wyznaczonym terminie.
Przepis ten ma na celu usprawnienie procesu archiwizacji i zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie zapewnia pracownikowi realną możliwość dysponowania swoimi aktami w wybranej przez siebie formie, o ile zrobi to w określonym czasie. Dlatego warto pamiętać o 30-dniowym terminie i skorzystać z przysługującego prawa, jeśli zajdzie taka potrzeba.
#Akta Osobowe #Odebranie #Pracownik