Z jakiego systemu korzystają biura podróży?

MerlinX, BlueVendo i TOM w turystyce

Wybór odpowiedniego oprogramowania decyduje o efektywności działania agencji turystycznych. Zrozumienie specyfiki poszczególnych platform rezerwacyjnych ułatwia codzienne zarządzanie ofertami i podnosi jakość obsługi klientów. Poznaj najpopularniejsze rozwiązania informatyczne stosowane w polskiej branży podróżniczej, czyli dowiedz się, z jakiego systemu korzystają biura podróży.

Z jakiego systemu korzystają biura podróży w Polsce?

Polskie biura podróży opierają swoją codzienną działalność na specjalistycznych systemach rezerwacyjnych (GDS/CRS) oraz oprogramowaniu klasy CRM i backoffice. Narzędzia te umożliwiają agentom błyskawiczne przeszukiwanie, porównywanie i rezerwowanie wyjazdów turystycznych, biletów lotniczych oraz noclegów w hotelach na całym świecie. Wybór konkretnego rozwiązania zależy głównie od profilu działalności przedsiębiorstwa - czy funkcjonuje ono jako niezależny agent sprzedający cudze pakiety, czy jako touroperator tworzący własne wycieczki.

Sposób zarządzania i rezerwacji w turystyce może być powiązany z wieloma różnymi czynnikami, a oprogramowanie rzadko ogranicza się do jednej funkcji. Na polskim rynku ukształtował się jasny podział na systemy dla biur podróży, systemy zarządzania wewnętrznego (backoffice) oraz dedykowane, autorskie platformy największych graczy sieciowych. Pomiędzy tymi kategoriami istnieje stała wymiana danych, zapewniająca płynność operacyjną.

Najpopularniejsze systemy rezerwacyjne i wyszukiwarki ofert

Więść tradycyjnych agencji turystycznych w kraju korzysta z zewnętrznych platform agregujących dane od dziesiątek organizatorów. Niekwestionowanym liderem w tej dziedzinie jest system MerlinX. Ta zaawansowana wyszukiwarka i porównywarka pozwala w kilka sekund zestawić ze sobą miliony kombinacji połączeń i noclegów. Narzędzie to stanowi serce operacyjne dla większości fizycznych i internetowych punktów sprzedaży.

Z oprogramowania MerlinX korzysta obecnie regularnie około 2500 biur podróży w całej Polsce. System skupia w swojej bazie oferty ponad 60 touroperatorów, co daje agentom dostęp do niemal całego legalnego rynku zorganizowanej turystyki wyjazdowej w jednym oknie programu. Dla mniejszych agencji alternatywą lub uzupełnieniem bywa system TOM (Travel Office Management), stworzony z myślą o prostszym interfejsie sprzedażowym dla pośredników, a także system SART, obsługujący około 100 mniejszych i średnich organizatorów.

Pamiętam moje początki w pracy agenta - uważałem, że te systemy są niesamowicie przeładowane surowymi tabelami danych. Spędziłem kilka nocy, próbując sprawnie przeklikać maskę rezerwacyjną pod presją klienta stojącego przy biurku. Dopiero po dwóch tygodniach walki z interfejsem zrozumiałem, że ta surowość wynika z potrzeby przesyłania gigantycznych pakietów informacji w czasie rzeczywistym. Kiedy system uchronił mnie przed sprzedaniem zdublowanego pokoju, całkowicie doceniłem jego architekturę.

Systemy CRM i backoffice oraz autorskie platformy touroperatorów

Sama wyszukiwarka ofert nie wystarczy do prowadzenia dochodowego biznesu, ponieważ biuro musi wystawiać umowy, rozliczać prowizje i dbać o relacje z klientami. W tym obszarze dominuje oprogramowanie Blue Vendo. Jest to kompleksowy program do rezerwacji wycieczek dedykowany głównie organizatorom turystyki, który pozwala zarządzać własną bazą hotelową, siatką połączeń czarterowych oraz kontrolować stany rezerwacji i płatności.

Blue Vendo zapewnia automatyczną integrację z zewnętrznymi systemami sprzedaży, co oznacza, że touroperator wprowadzający tam swoje wycieczki automatycznie udostępnia je w MerlinX czy systemie TOM. Z kolei giganci polskiego rynku turystycznego - tacy jak Rainbow, TUI czy Itaka - nie polegają wyłącznie na rozwiązaniach pudełkowych. Ze względu na ogromną skalę operacji wykorzystują własne, autorskie systemy rezerwacyjne (np. platformy Iris czy Travelli), skrojone pod ich specyficzne wymagania i zintegrowane bezpośrednio z systemami linii lotniczych.

Ale uwaga - wdrożenie takiego systemu to potężne wyzwanie, o czym przekonałem się na własnej skórze podczas migracji danych w średniej wielkości biurze. Sam proces integracji bazy klientów z nowym modułem RODO zajął nam prawie miesiąc, zamiast obiecanych kilku dni. Pracowaliśmy po godzinach, zmagając się z błędami kodowania znaków i znikającymi umowami. To była bolesna lekcja, która pokazała mi, że technologia w turystyce bywa kapryśna i wymaga żelaznej cierpliwości. Warto więc dobrze sprawdzić, z jakiego systemu korzystają biura podróży przed podjęciem decyzji o wdrożeniu nowego rozwiązania.

Porównanie systemów dla biur podróży

MerlinX (Rekomendowany dla agentów)

• Niezależni agenci turystyczni, salony franczyzowe oraz duże portale internetowe

• Multiwyszukiwarka i zaawansowana porównywarka ofert wielu organizatorów

• Ponad 60 wiodących touroperatorów i integracja z systemami tanich linii

Blue Vendo

• Touroperatorzy, organizatorzy wyjazdów autokarowych, obozów i wypraw lokalnych

• Zarządzanie produktem turystycznym, moduł inventory oraz pełny backoffice

• Własne kontrakty hotelowe i bezpośrednie integracje z hurtowniami biletów

TOM

• Małe agencje turystyczne stawiające na szybkie i tańsze wdrożenie

• Wyszukiwanie ofert połączone z prostym modułem do obsługi klienta i biura

• Ograniczona do kilkudziesięciu wybranych organizatorów, mniejsza niż u lidera

Cyfrowa rewolucja w agencji TravelSun z Poznania

Kamila, właścicielka małego biura podróży w Poznaniu, przez lata ręcznie przepisywała oferty z portali poszczególnych touroperatorów do arkuszy. Klienci tracili cierpliwość, czekając na kalkulację, a ona spędzała wieczory na żmudnej pracy biurowej.

Pierwsza próba zmiany była katastrofą - kupiła tani, uniwersalny system CRM niezwiązany z turystyką. Program nie potrafił pobierać aktualnych cen hoteli i czarterów, co doprowadziło do wystawienia dwóch błędnych umów ze starymi cenami.

Po tej nauczce Kamila zainwestowała w licencję systemu MerlinX połączonego z dedykowaną stroną www. Przełom nastąpił, gdy nauczyła się generować automatyczne ofertówki z systemu prosto na komunikator klienta.

Czas przygotowania oferty skrócił się z kilkudziesięciu minut do zaledwie kilkunastu sekund. W ciągu niespełna dwóch miesięcy liczba rezerwacji w jej biurze wzrosła o ponad dwadzieścia procent, a frustracja ustąpiła miejsca satysfakcji.