Jaki kurs należy przyjąć do przeliczenia zwrotu kosztów w walucie obcej pokrytych przez pracownika za przedmiotową fakturę?

Jak prawidłowo przeliczyć zwrot kosztów w walucie obcej dla pracownika? Kluczowa rola daty faktury.

Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika, udokumentowanych fakturą wystawioną w walucie obcej, to zagadnienie, które może nastręczać trudności. Prawidłowe przeliczenie kwoty z waluty obcej na złotówki jest kluczowe zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, aby uniknąć błędów w rozliczeniach i potencjalnych problemów z urzędem skarbowym. W niniejszym artykule skupimy się na najważniejszym aspekcie tego procesu: wyborze właściwego kursu waluty.

Wbrew pozorom, nie data zapłaty, data dostawy towaru czy wykonania usługi, ale data wystawienia faktury jest decydująca dla ustalenia odpowiedniego kursu. To właśnie ta data jest punktem odniesienia, który musimy uwzględnić w procesie przeliczenia.

Zatem, jaki kurs NBP należy zastosować?

Odpowiedź jest prosta: średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą wystawienia faktury.

Dlaczego akurat ten kurs?

Wykorzystanie kursu z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury zapewnia pewną stabilność i unika potencjalnych komplikacji związanych z fluktuacjami kursów walut. Stosowanie tego kursu pozwala na jednoznaczne i obiektywne przeliczenie kwoty, bez względu na to, kiedy faktycznie pracownik dokonał zakupu czy kiedy usługa została wykonana.

Przykład:

Załóżmy, że pracownik dokonał zakupu towaru i otrzymał fakturę wystawioną w euro (EUR) z datą 15 listopada 2024 roku. Aby prawidłowo przeliczyć kwotę z faktury na złotówki, należy zastosować średni kurs NBP euro z dnia 14 listopada 2024 roku (zakładając, że był to dzień roboczy). Jeżeli 14 listopada 2024 roku był dniem wolnym od pracy, należy sięgnąć po kurs z ostatniego dnia roboczego przed 14 listopada.

Konsekwencje niewłaściwego przeliczenia:

Zastosowanie niewłaściwego kursu waluty może prowadzić do:

• Błędnego rozliczenia zwrotu kosztów dla pracownika. Pracownik może otrzymać kwotę niższą lub wyższą od należnej.
• Nieprawidłowości w ewidencji księgowej firmy. To z kolei może skutkować problemami podczas kontroli skarbowych.
• Narażenia na ryzyko podatkowe.

Podsumowanie:

Pamiętaj, że prawidłowe przeliczenie zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, udokumentowanych fakturą w walucie obcej, jest kluczowe dla transparentnych i zgodnych z prawem rozliczeń. Kluczem do sukcesu jest uwzględnienie daty wystawienia faktury i zastosowanie średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego przed tą datą. Upewnij się, że Twój system księgowy lub osoba odpowiedzialna za rozliczenia pracownicze stosuje się do tych zasad. Dzięki temu unikniesz potencjalnych problemów i zapewnisz sprawiedliwe rozliczenie dla pracownika.