Jak liczyć 50 lat przechowywania akt osobowych?

Tajemnice kalendarza: Jak właściwie liczyć 50 lat przechowywania akt osobowych?

W gąszczu przepisów prawa pracy, obowiązek przechowywania akt osobowych przez pracodawców jawi się jako jeden z bardziej długotrwałych. Brzmi prosto: 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Ale diabeł tkwi w szczegółach. Jak precyzyjnie obliczyć ten okres, unikając kosztownych błędów i potencjalnych kar? Artykuł ten, wolny od redundantnych powtórzeń powszechnie dostępnych informacji, skupia się na praktycznych aspektach i subtelnościach tego procesu.

Punkt startowy: Dzień ustania stosunku pracy – klucz do sukcesu.

Fundamentem kalkulacji jest data rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. To od tego momentu zaczyna się odliczanie półwiecza. Zatem, jeśli pracownik był zatrudniony do 15 marca 2023 roku, to właśnie ten dzień jest naszym “dniem zero”. Wspomniana data nie oznacza momentu sporządzenia dokumentów końcowych, czy wypłaty ostatniego wynagrodzenia, lecz faktyczny dzień zakończenia świadczenia pracy.

Konsekwencje niewłaściwego obliczenia terminu:

Pomylenie się w obliczeniach może mieć poważne konsekwencje. Przetrzymywanie dokumentacji dłużej, niż jest to wymagane, może naruszać przepisy o ochronie danych osobowych (RODO), zwłaszcza jeśli nie ma ku temu uzasadnionej podstawy prawnej. Z kolei wcześniejsze zniszczenie akt grozi sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Zawiłości prawne i wyjątki potwierdzające regułę:

Warto pamiętać, że istnieją sytuacje, które mogą skomplikować sprawę. O ile zasada 50 lat od ustania stosunku pracy generalnie obowiązuje, w niektórych przypadkach okres ten może być krótszy. Na przykład, jeśli pracownik zmarł po ustaniu stosunku pracy, a jego spadkobiercy zażądali wydania dokumentacji, po realizacji żądania, dalsze przechowywanie akt może być nieuzasadnione, jeśli nie istnieją inne, legalne podstawy.

Digitalizacja dokumentacji – czy zmienia zasady gry?

W dobie cyfryzacji, coraz więcej pracodawców decyduje się na digitalizację akt osobowych. Przechowywanie skanów dokumentów jest jak najbardziej dopuszczalne, o ile zapewnione jest bezpieczeństwo danych i ich autentyczność. Niemniej jednak, digitalizacja nie wpływa na okres przechowywania dokumentacji. Nadal obowiązuje zasada 50 lat od ustania stosunku pracy, niezależnie od formy przechowywania akt.

Praktyczne wskazówki dla działów HR:

• Stwórz system: Opracuj jasną procedurę rejestrowania dat ustania stosunku pracy i automatycznego obliczania daty zakończenia okresu przechowywania akt.
• Używaj kalendarzy: Wykorzystuj elektroniczne kalendarze z przypomnieniami, aby nie przegapić terminu zniszczenia dokumentacji.
• Szkol swój personel: Regularnie przeprowadzaj szkolenia dla pracowników działu HR, aby upewnić się, że są świadomi obowiązujących przepisów i potrafią je stosować w praktyce.
• Konsultuj się z prawnikiem: W razie wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy, aby uniknąć potencjalnych problemów.

Podsumowanie:

Obliczanie 50-letniego okresu przechowywania akt osobowych to pozornie proste zadanie, które wymaga jednak precyzji i świadomości potencjalnych zawiłości. Właściwe zrozumienie przepisów i wdrożenie odpowiednich procedur pozwala uniknąć kosztownych błędów i zapewnia zgodność z prawem. Pamiętaj, że przestrzeganie tego obowiązku to nie tylko kwestia formalności, ale także element dbałości o prawa i interesy zarówno byłych, jak i obecnych pracowników.

#Archiwizacja Danych #Archiwum Osobowe #Przechowywanie Akt