Jak długo należy przechowywać akta pracownicze?

Archiwizacja akt pracowniczych – nowe zasady i praktyczne wskazówki

Kwestia przechowywania akt pracowniczych budzi wiele pytań, zwłaszcza w kontekście dynamicznie zmieniających się przepisów prawa. Nowe regulacje wprowadziły istotne zmiany w długości okresu przechowywania, co wymaga od pracodawców dostosowania procedur archiwizacyjnych. Zrozumienie tych zmian jest kluczowe dla uniknięcia sankcji i zapewnienia zgodności z prawem.

Kluczowa data: 31 grudnia 2018 roku

To właśnie data ta stanowi punkt zwrotny w kwestii przechowywania akt pracowniczych. Dla pracowników przyjętych po tej dacie obowiązuje dziesięcioletni okres przechowywania akt osobowych. Oznacza to znaczne uproszczenie procedur w porównaniu z dotychczasowym, pięćdziesięcioletnim terminem. Zmiana ta ma na celu zredukowanie obciążeń administracyjnych związanych z przechowywaniem ogromnych ilości dokumentacji.

Co to oznacza w praktyce?

Dla pracodawców oznacza to konieczność przejrzenia swoich archiwów i segregacji akt. Dokumenty pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku powinny być przechowywane przez 10 lat od momentu rozwiązania stosunku pracy. Po upływie tego terminu mogą zostać zniszczone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Należy jednak pamiętać, że okres przechowywania może być dłuższy w przypadku trwającego postępowania sądowego lub innych czynności prawnych związanych z pracownikiem. W takich sytuacjach akta należy przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Akta przed 2019 rokiem – co dalej?

Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku nadal obowiązują przepisy przewidujące dłuższy okres przechowywania. Dokładne terminy zależą od konkretnych regulacji prawnych obowiązujących w momencie zatrudnienia. Warto jednak pamiętać, że przepisy dotyczące archiwizacji ewoluują, dlatego regularne przeglądanie i aktualizacja wiedzy w tym zakresie są niezbędne.

Bezpieczeństwo i poufność – kluczowe aspekty

Niezależnie od okresu przechowywania, pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczeństwo i poufność przechowywanych akt pracowniczych. Dotyczy to zarówno ochrony przed dostępem osób nieupoważnionych, jak i zabezpieczenia przed zniszczeniem lub zagubieniem. Wybór odpowiedniego systemu archiwizacji, zarówno fizycznej, jak i cyfrowej, jest kluczowy dla spełnienia tych wymogów.

Podsumowanie

Wprowadzenie dziesięcioletniego okresu przechowywania akt pracowniczych dla osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku to istotna zmiana, która upraszcza procedury archiwizacyjne. Jednakże, pracodawcy powinni dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami i dostosować swoje procedury, zwracając szczególną uwagę na bezpieczeństwo i poufność przechowywanych danych. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy lub ekspertem ds. archiwizacji.

#Akta Pracownicze #Archiwizacja Dokumentów #Przechowywanie Akt