Jak zaksięgować fakturę sprzedaży na przełomie miesiąca?

Faktura sprzedaży na przełomie miesiąca – pułapki i prawidłowe księgowanie

Przedsiębiorcy często spotykają się z sytuacją, gdy faktura sprzedaży zostaje wystawiona pod koniec miesiąca, a proces jej księgowania przypada na początek kolejnego. Niby nic skomplikowanego, a jednak ten pozornie prosty przypadek może przysporzyć problemów i wpłynąć na prawidłowość rozliczeń podatkowych. Jak więc uniknąć błędów i prawidłowo zaksięgować fakturę sprzedaży na przełomie miesiąca?

Klucz to data!

Podstawowa zasada brzmi: decyduje moment otrzymania faktury. To, kiedy fakturę wystawiono, jest istotne, ale to moment fizycznego jej posiadania determinuje, w którym okresie zostanie ujęta w ewidencji.

Scenariusz 1: Faktura dotarła na czas

Jeżeli faktura sprzedaży dotarła do Ciebie (lub została odnaleziona w Twoim systemie) przed zakończeniem okresu rozliczeniowego, czyli przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany miesiąc, sprawa jest prosta. Należy ją zaksięgować zgodnie z datą wystawienia. Oznacza to, że przychód i podatek VAT (o ile występuje) zostaną uwzględnione w rozliczeniu za miesiąc, w którym faktura została wystawiona.

Scenariusz 2: Faktura spóźniona

Problem pojawia się, gdy faktura zostanie odnaleziona lub otrzymana po zamknięciu okresu rozliczeniowego. W takim przypadku nie można jej “wcisnąć” do poprzedniego miesiąca. Należy ją zaksięgować w bieżącym okresie, czyli w miesiącu, w którym faktura wpłynęła do firmy.

Co z VAT-em? Istotny element!

Opóźnione zaksięgowanie faktury ma istotny wpływ na rozliczenie podatku VAT. VAT należny (od sprzedaży) należy wykazać w deklaracji VAT za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. Zazwyczaj jest to data wystawienia faktury. Jeżeli faktura została zaksięgowana w kolejnym miesiącu, VAT należny zostanie wykazany z opóźnieniem.

Korekta, korekta i jeszcze raz korekta?

Czy w takiej sytuacji konieczna jest korekta deklaracji VAT za poprzedni miesiąc? Odpowiedź brzmi: zależy. Zasadniczo, jeśli opóźnienie w wykazaniu VAT należnego jest istotne, czyli wpływa na wysokość podatku należnego do zapłaty, korekta deklaracji VAT jest konieczna. “Istotność” to pojęcie względne i zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa, warto skonsultować to z księgowym.

Jeżeli opóźnienie jest nieznaczne i nie ma istotnego wpływu na rozliczenie VAT, korekta nie jest konieczna. Warto jednak pamiętać o obowiązku rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji VAT.

Profilaktyka to podstawa

Aby uniknąć problemów z księgowaniem faktur na przełomie miesiąca, warto wdrożyć kilka prostych rozwiązań:

• Regularny przegląd dokumentów: Systematyczne sprawdzanie i porządkowanie faktur minimalizuje ryzyko ich zagubienia i opóźnionego zaksięgowania.
• Usprawnienie komunikacji: Zapewnienie sprawnej komunikacji między działem sprzedaży a księgowości pozwala na szybki przepływ dokumentów.
• Wykorzystanie systemów informatycznych: Programy do fakturowania i księgowości często automatyzują proces księgowania i przypominają o terminach płatności.
• Współpraca z doświadczonym księgowym: Profesjonalna pomoc księgowa to gwarancja prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji VAT.

Podsumowanie

Księgowanie faktury sprzedaży na przełomie miesiąca wymaga szczególnej uwagi. Kluczowe jest ustalenie momentu otrzymania faktury i konsekwentne stosowanie zasad dotyczących momentu ujęcia jej w ewidencji. Wdrożenie odpowiednich procedur i dbałość o terminowość przekazywanych dokumentów pozwoli uniknąć błędów i problemów z rozliczeniami podatkowymi. Pamiętaj, że w razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym, który pomoże w rozwiązaniu konkretnego problemu.

#Faktura Sprzedaży #Księgowanie Faktur #Przełomy Miesiąca