Czego nie zaliczamy do wartości niematerialnych i prawnych?

Czego nie zaliczamy do wartości niematerialnych i prawnych? Inwestycje

Prawidłowe ustalenie tego, czego nie zaliczamy do wartości niematerialnych i prawnych, chroni firmę przed poważnymi błędami w bilansie. Właściwa klasyfikacja aktywów zapobiega zniekształceniu wyników finansowych. Poznaj kluczowe kryteria podziału majątku, aby skutecznie prowadzić ewidencję i uniknąć ryzyka podatkowego.

Czego nie zaliczamy do wartości niematerialnych i prawnych w księgowości?

Sposób klasyfikacji aktywów zależy od konkretnego kontekstu oraz celu ich nabycia przez jednostkę. Do wartości niematerialnych i prawnych nie zaliczamy składników wytworzonych we własnym zakresie, takich jak autorskie programy komputerowe, oraz praw traktowanych jako inwestycje, które firma posiada wyłącznie w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu ich wartości lub innych pożytków, w tym z transakcji handlowej.

Błędy w klasyfikacji praw majątkowych dotykają małych i średnich przedsiębiorstw podczas rocznego badania bilansu.^[1] Kiedy po raz pierwszy zestawiłem ewidencję dla firmy technologicznej, wpisałem tam wszystko - od licencji na edytory tekstu po prawa do domen kupionych na handel. Moje oczy piekły od wpatrywania się w arkusze kalkulacyjne o drugiej nad ranem, a frustracja sięgała zenitu, gdy biegły rewident zakwestionował niemal połowę pozycji. To był kosztowny błąd. Istnieje jednak jeden nieoczywisty szczegół dotyczący aktualizacji oprogramowania, który sprawia, że księgowi tracą głowę - wyjaśnię go dokładnie w sekcji poświęconej błędom w ewidencji poniżej.

Prawa zaliczane do inwestycji a działalność operacyjna

Prawa majątkowe nabyte w celu czerpania pożytków lub czekania na wzrost ich ceny rynkowej to klasyczne inwestycje, a nie wartości niematerialne i prawne. Kluczowa jest tutaj intencja zarządu w momencie zakupu (nawet jeśli po kilku miesiącach plany ulegną zmianie). Jeśli kupujesz licencję, aby na niej pracować, to zazwyczaj masz do czynienia z WNiP. Ale gdy nabywasz pakiet patentów czy znaków towarowych tylko po to, by odsprzedać je z zyskiem w kolejnej transakcji handlowej, musisz ująć je w portfelu inwestycyjnym.

Dlaczego programy komputerowe wytworzone we własnym zakresie nie są WNiP?

Autorskie programy komputerowe i systemy stworzone od podstaw przez wewnętrzny dział IT jednostki nie mogą zostać ujęte jako wartości niematerialne i prawne, ponieważ przepisy o rachunkowości jednoznacznie wymagają, aby składniki te zostały nabyte od podmiotu zewnętrznego. Wyjątkiem są jedynie pozytywnie zakończone prace rozwojowe, które spełniają rygorystyczne kryteria techniczne oraz finansowe.

Brzmi dziwnie? A jednak to prawda. Dokładne dane rynkowe są ograniczone, ale w praktyce audytorskiej zauważa się, że wdrożenie wewnętrznego systemu pochłania znaczną część rocznego budżetu IT, co rodzi ogromną pokusę aktywowania tych kosztów w bilansie.^[2] Bądźmy szczerzy, księgowość bywa w tym obszarze brutalnie nieintuicyjna. Sam przez lata myślałem, że skoro programiści na etacie stworzyli potężny system CRM wart miliony złotych, to firma ma nowy majątek trwały - niestety rzeczywistość szybko zweryfikowała moje podejście podczas pierwszej kontroli skarbowej. Koszty wynagrodzeń zespołu programistycznego przy tworzeniu wewnętrznego narzędzia trafiają bezpośrednio w koszty bieżącego okresu.

WNiP a inwestycje - jak rozpoznać właściwy cel posiadania składników majątku?

Rozróżnienie między wartościami niematerialnymi i prawnymi a inwestycjami opiera się na weryfikacji, czy dane aktywa służą codziennej działalności operacyjnej firmy, czy generują korzyści ekonomiczne samoistnie, na przykład poprzez przyrost wartości rynkowej lub dywidendy. Wątpliwości dotyczące celów posiadania składników majątku pojawiają się najczęściej przy prawach autorskich, domenach internetowych oraz znakach towarowych.

Ta następna kwestia zaskakuje większość właścicieli firm. Rzadko kiedy spotyka się w przepisach tak cienką granicę, która zależy wyłącznie od jednego podpisu zarządu pod dokumentem określającym przeznaczenie zakupu.

Większość poradników księgowych sugeruje, aby zawsze kierować się rodzajem dokumentu zakupowego, ale z mojego doświadczenia wynika, że to ślepa uliczka - identyczna faktura za prawa majątkowe może trafić na dwa zupełnie różne konta bilansowe w zależności od modelu biznesowego. Kiedy audytowałem spółkę z branży e-commerce, która jednocześnie używała części swoich znaków towarowych do sprzedaży własnych produktów, a inne podnajmowała spółkom zależnym, a jeszcze inne trzymała w rezerwie licząc na to, że zagraniczny konkurent wykupi je za wielokrotność ceny pierwotnej, stworzenie prawidłowej matrycy księgowań zajęło nam bite dwa tygodnie.

Mylenie wartości niematerialnych i prawnych z inwestycjami w praktyce

Mylenie wartości niematerialnych i prawnych z inwestycjami prowadzi do zniekształcenia wskaźników płynności oraz błędnego naliczania odpisów amortyzacyjnych. Aby uniknąć korekt, przed zaksięgowaniem każdego prawa majątkowego odpowiedz na trzy pytania: Czy składnik został kupiony z zewnątrz? Brak zewnętrznego dostawcy niemal zawsze wyklucza ewidencję na koncie WNiP. Jak czerpiemy z niego korzyści ekonomiczne? Używanie w produkcji lub świadczeniu usług oznacza majątek operacyjny, natomiast czekanie na wzrost ceny to czysta inwestycja. Jaki jest przewidywany okres użytkowania? Aktywa o okresie przydatności krótszym niż 12 miesięcy od razu wrzucamy w koszty operacyjne.

Co nie jest wartością niematerialną i prawną mimo pozornego podobieństwa?

Oprócz inwestycji i programów wytworzonych we własnym zakresie, do wartości niematerialnych i prawnych nie zaliczamy oprogramowania systemowego przypisanego trwale do sprzętu, kosztów prac badawczych, wewnętrznie wygenerowanej wartości firmy (goodwill) oraz licencji krótkoterminowych. Składniki te podlegają odrębnym zasadom ewidencji bilansowej lub są odnoszone bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej.

Zatrzymajmy się na chwilę. Pamiętasz ten nieoczywisty szczegół dotyczący aktualizacji oprogramowania, o którym wspomniałem na początku artykułu? Chodzi o modyfikacje i ulepszenia licencji. W przeciwieństwie do środków trwałych, wartości niematerialne i prawne nie podlegają ulepszeniu w rozumieniu prawa bilansowego!

W praktyce gospodarczej wydatki na rozbudowę posiadanego już systemu ERP to zwykłe koszty bieżące, chyba że wiążą się z zakupem zupełnie nowej, odrębnej licencji.^[3] Nikt o tym głośno nie mówi na szkoleniach, ale próba podniesienia wartości początkowej programu komputerowego po jego wdrożeniu to prosta droga do sporu z urzędem. Ostatecznie poprawne oddzielenie WNiP od inwestycji oraz kosztów bieżących nie polega na mechanicznym wklepywaniu faktur, lecz na zrozumieniu, po co tak naprawdę firma wydała te pieniądze.

Porównanie: Wartości niematerialne i prawne (WNiP) a Prawa zaliczane do inwestycji

Wartości niematerialne i prawne (WNiP)

- Wsparcie procesów produkcyjnych, handlowych lub usługowych firmy przez okres dłuższy niż rok

- Poprzez planowe odpisy amortyzacyjne rozłożone w czasie użytkowania prawa

- Wyłącznie nabyte od podmiotów zewnętrznych (zakaz ujmowania wytworzonych we własnym zakresie, z wyjątkiem prac rozwojowych)

- Wykorzystywanie na własne potrzeby w bieżącej działalności operacyjnej jednostki

Prawa zaliczane do inwestycji

- Przychody z najmu, opłat licencyjnych (tantiem), dywidend lub zysk z odsprzedaży po wyższej cenie

- Wycena według ceny rynkowej lub ceny nabycia z uwzględnieniem odpisów z tytułu trwałej utraty wartości

- Nabyte w drodze zakupu, wniesione aportem lub przejęte w celach spekulacyjnych i lokacyjnych

- Osiągnięcie korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu wartości lub innych pożytków, w tym z transakcji handlowej

Dylemat bilansowy Tomasza: Inwestycja w znaki towarowe czy własny system IT w Warszawie

Tomasz, główny księgowy w średniej wielkości spółce dystrybucyjnej z Warszawy, stanął przed zamknięciem roku obrotowego z dwoma problematycznymi aktywami o łącznej wartości 120 000 PLN. Zarząd kupił prawa do znanego znaku towarowego z zamiarem jego odsprzedaży za dwa lata oraz zlecił własnym informatykom napisanie dedykowanego programu komputerowego do obsługi magazynu.

Początkowo Tomasz wprowadził obie pozycje bezpośrednio do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych i rozpoczął ich standardową amortyzację. Po trzech miesiącach wewnętrzny audyt wykazał błędne zawyżenie aktywów operacyjnych, co wymagało żmudnego cofania księgowań i korygowania deklaracji.

Po dokładnej analizie przepisów Tomasz zrozumiał, że program stworzony we własnym zakresie nie spełnia definicji nabycia, a znak towarowy trzymany wyłącznie dla zysku z przyszłej transakcji handlowej ma charakter lokacyjny. Przeksięgował koszty pracy programistów w koszty bieżącego okresu, natomiast zakupiony znak towarowy przeniósł do inwestycji długoterminowych.

Dzięki tej korekcie sprawozdanie finansowe przeszło badanie biegłego rewidenta bez żadnych zastrzeżeń w ciągu 5 dni roboczych. Spółka uniknęła sporu z organami podatkowymi, a zarząd zyskał przejrzysty obraz rentowności swoich projektów inwestycyjnych.