Czy pracodawca przechowuje świadectwa pracy?

Świadectwa pracy – czy Twój były pracodawca nadal je przechowuje? Jak długo i dlaczego?

Po zakończeniu stosunku pracy z danym pracodawcą, naturalną rzeczą jest dbanie o zgromadzoną dokumentację potwierdzającą nasze zatrudnienie, kwalifikacje i przebieg kariery zawodowej. Jednym z kluczowych dokumentów w tym zakresie jest świadectwo pracy. Pojawia się jednak pytanie: czy po rozstaniu z firmą, obowiązek przechowywania tego cennego papieru spoczywa na pracodawcy? Odpowiedź brzmi: tak, pracodawca jest zobowiązany do archiwizowania dokumentacji pracowniczej, a świadectwo pracy jest jej integralną częścią.

Ale dlaczego? I jak długo były pracodawca ma obowiązek przechowywania naszych świadectw pracy? Odpowiedzi na te pytania są istotne zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej – podstawa prawna i cel:

Pracodawca, po ustaniu stosunku pracy, nie może po prostu wyrzucić do kosza teczki z naszymi dokumentami. Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym świadectw pracy, wynika z przepisów prawa, mających na celu zabezpieczenie praw pracowniczych, zwłaszcza w kontekście emerytur, rent, i innych świadczeń. To właśnie na podstawie tych dokumentów ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) weryfikuje staż pracy i oblicza wysokość należnych świadczeń.

Ile lat pracodawca musi przechowywać świadectwo pracy? To zależy od daty zatrudnienia!

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym świadectw pracy, nie jest jednolity i zależy od daty nawiązania stosunku pracy. Zasadniczo, obowiązują dwa okresy przechowywania:

• 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.
• 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.

Dlaczego te różnice?

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat dla osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku, było możliwe dzięki wdrożeniu Elektronicznej Dokumentacji Pracowniczej (EDP). Zakłada się, że większość danych niezbędnych do ustalenia uprawnień emerytalno-rentowych jest gromadzona w ZUS-ie w formie elektronicznej. Mimo to, warto pamiętać, że w niektórych przypadkach, nawet w tej sytuacji, pracodawca może wydłużyć okres przechowywania, jeśli jest to uzasadnione potencjalnymi roszczeniami pracownika.

Co się dzieje po upływie okresu przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania (10 lub 50 lat), pracodawca ma prawo zniszczyć dokumentację pracowniczą, w tym świadectwo pracy. Zanim to jednak nastąpi, pracodawca ma obowiązek powiadomić o tym fakcie byłego pracownika i umożliwić mu odebranie dokumentów.

Co zrobić, jeśli potrzebujesz świadectwa pracy po latach?

W przypadku, gdy potrzebujesz kopię swojego świadectwa pracy po upływie wielu lat, powinieneś skontaktować się z byłym pracodawcą. Jeśli firma już nie istnieje, warto spróbować uzyskać informacje w archiwum zakładowym lub w ZUS-ie, które mogą dysponować kopiami Twojej dokumentacji.

Podsumowanie:

Świadectwo pracy jest cennym dokumentem, potwierdzającym przebieg naszej kariery zawodowej. Pracodawca ma obowiązek jego przechowywania, a okres ten zależy od daty naszego zatrudnienia. Warto wiedzieć o tych przepisach, aby w razie potrzeby móc skutecznie dochodzić swoich praw i uzyskać dostęp do swojej dokumentacji pracowniczej. Pamiętajmy, że dbałość o własne dokumenty to inwestycja w naszą przyszłość.

#Dane Osobowe #Pracodawca Archiwum #Świadectwa Pracy