Do jakiego czasu można wrzucić fakturę w koszty?

Faktura w koszty – jak nie przegapić terminu i uniknąć problemów?

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) wiąże się z koniecznością przestrzegania określonych terminów i zasad. Jedną z częściej poruszanych kwestii jest moment, w którym fakturę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wbrew pozorom, temat ten kryje w sobie kilka pułapek, których uniknięcie pozwoli na bezproblemowe rozliczenia z Urzędem Skarbowym.

Kluczowa data – wystawienie faktury, ale z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego

Fundamentalną zasadą jest księgowanie faktury w dacie jej wystawienia. Oznacza to, że jeśli na fakturze widnieje data np. 28 września, to właśnie wrzesień jest miesiącem, w którym faktura powinna znaleźć się w KPiR. Istotne jest jednak, aby wrzesień był jeszcze otwartym okresem rozliczeniowym. Innymi słowy, musisz zdążyć zaksięgować fakturę przed zakończeniem miesiąca, w którym została wystawiona.

Co w sytuacji, gdy przekroczymy termin?

Co się stanie, jeśli z różnych przyczyn – np. urlopu, spóźnionej dostawy faktury przez kontrahenta, czy po prostu zapomnienia – nie zdążymy ująć faktury w kosztach w miesiącu, w którym została wystawiona? W takim przypadku fakturę należy zaksięgować w kolejnym miesiącu. Kluczowe jest jednak, aby pamiętać, że dotyczy to tego samego roku podatkowego. Faktura z września, która dotarła do Ciebie w październiku, bez problemu zostanie ujęta w KPiR w październiku.

Dlaczego to takie ważne?

Przestrzeganie terminów księgowania faktur jest istotne z kilku powodów:

• Zgodność z przepisami: Umożliwia prawidłowe obliczenie dochodu podlegającego opodatkowaniu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Uniknięcie korekt: Brak terminowego księgowania może prowadzić do konieczności dokonywania korekt w KPiR, a w skrajnych przypadkach – do kontroli ze strony Urzędu Skarbowego.
• Płynność finansowa: Prawidłowe i terminowe księgowanie faktur pozwala na bieżąco kontrolować koszty i przychody, co wpływa na lepsze zarządzanie finansami firmy.

O czym jeszcze warto pamiętać?

• Dowody księgowe: Faktura to podstawowy dowód księgowy. Upewnij się, że jest prawidłowo wystawiona i zawiera wszystkie wymagane elementy.
• Terminowość dostarczania faktur: W miarę możliwości staraj się otrzymywać faktury od kontrahentów w odpowiednim terminie, aby uniknąć problemów z księgowaniem.
• Konsultacje z księgowym: W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym, który pomoże rozwiać wszelkie niejasności i zapewni prawidłowe rozliczenia.

Podsumowując, kluczem do bezproblemowego księgowania faktur jest terminowość i uwzględnienie daty ich wystawienia. Pamiętaj, że fakturę należy ująć w kosztach w miesiącu jej wystawienia, o ile nie przekroczono okresu rozliczeniowego. W przeciwnym razie, możesz zaksięgować ją w kolejnym miesiącu, ale zawsze w obrębie tego samego roku podatkowego. Dbałość o te szczegóły pozwoli uniknąć błędów i zapewni spokój ducha podczas rozliczeń z Urzędem Skarbowym.