Jak można sprawdzić fakturę?

Jak zweryfikować fakturę, by uniknąć oszustwa i problemów?

W dzisiejszym, dynamicznym świecie biznesu, gdzie transakcje zawierane są błyskawicznie, a liczba podmiotów gospodarczych stale rośnie, weryfikacja faktury stała się kluczowym elementem zapewnienia bezpieczeństwa finansowego i uniknięcia oszustw. Samo otrzymanie faktury nie jest dowodem na jej autentyczność, dlatego warto poświęcić kilka chwil na jej dokładne sprawdzenie. Jak to zrobić skutecznie? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w weryfikacji faktury i uchronią przed potencjalnymi problemami.

1. Analiza podstawowych danych – diabeł tkwi w szczegółach.

Pierwszym krokiem jest skrupulatna analiza wszystkich danych zawartych na fakturze. Sprawdź:

• Dane wystawcy: Upewnij się, że nazwa firmy, adres, NIP i numer KRS wystawcy są prawidłowe i zgodne z danymi podanymi w umowie lub na stronie internetowej kontrahenta. Możesz zweryfikować te informacje w publicznych rejestrach, takich jak KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) lub CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej).
• Dane nabywcy: Sprawdź, czy Twoje dane (nazwa firmy, adres, NIP) są poprawne. Błędne dane mogą skutkować problemami z rozliczeniem podatkowym.
• Numer faktury: Upewnij się, że numer faktury jest unikalny i zgodny z sekwencją numeracji stosowaną przez wystawcę. Duplikaty numerów faktur powinny wzbudzić czujność.
• Data wystawienia i data sprzedaży/wykonania usługi: Sprawdź, czy daty są logiczne i mieszczą się w przedziale czasowym, w którym usługa została wykonana lub towar dostarczony.
• Przedmiot faktury: Upewnij się, że opis towaru/usługi jest zrozumiały i odpowiada faktycznie zrealizowanej transakcji. Sprawdź ilość, jednostkę miary, cenę jednostkową i wartość.
• Kwoty netto, VAT i brutto: Zweryfikuj poprawność obliczeń. Upewnij się, że kwota VAT została obliczona prawidłowo, zgodnie z obowiązującą stawką podatku.

2. Porównanie faktury z dokumentami towarzyszącymi.

Faktura nie powinna być jedynym dokumentem potwierdzającym transakcję. Porównaj ją z:

• Zamówieniem: Upewnij się, że faktura odpowiada treści i warunkom zamówienia.
• Umową: Sprawdź, czy ceny i warunki płatności zgodne są z umową zawartą z kontrahentem.
• Dokumentami dostawy (WZ, protokół odbioru): Zweryfikuj, czy ilość i rodzaj dostarczonego towaru/wykonanej usługi zgadzają się z fakturą.
• Potwierdzeniem płatności (w przypadku płatności zaliczkowych): Upewnij się, że faktura zaliczkowa została wystawiona na prawidłową kwotę.

3. Kontakt z kontrahentem – bezpośrednia weryfikacja.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, nie wahaj się skontaktować bezpośrednio z kontrahentem. Zapytaj o szczegóły transakcji, poproś o wyjaśnienie ewentualnych niejasności. Pamiętaj, że szybki kontakt i wyjaśnienie wątpliwości to często najlepszy sposób na uniknięcie problemów.

4. Weryfikacja statusu VAT kontrahenta.

Możesz zweryfikować status VAT kontrahenta na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (VIES VAT Information Exchange System) lub za pomocą narzędzi oferowanych przez niektóre banki i firmy świadczące usługi księgowe. Weryfikacja statusu VAT pozwoli Ci upewnić się, że kontrahent jest zarejestrowanym podatnikiem VAT.

5. Bezpieczeństwo faktur elektronicznych – podpis elektroniczny.

W przypadku faktur elektronicznych kluczową rolę odgrywa podpis elektroniczny. Sprawdź, czy faktura została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który gwarantuje jej autentyczność i integralność. Weryfikację podpisu elektronicznego można przeprowadzić za pomocą dedykowanego oprogramowania, takiego jak np. systemy do weryfikacji podpisów elektronicznych oferowane przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania.

6. Uważaj na podejrzane sygnały.

Bądź szczególnie czujny, jeśli:

• Faktura zawiera błędy gramatyczne lub ortograficzne.
• Dane wystawcy wydają się podejrzane (np. adres jest nieprawidłowy, numer NIP nie istnieje).
• Numer konta bankowego na fakturze różni się od numeru podanego w umowie lub wcześniejszych fakturach.
• Otrzymujesz fakturę od firmy, z którą nie robiłeś żadnych interesów.
• Faktura jest wystawiona na dużą kwotę, odbiegającą od standardowych transakcji.

Podsumowanie

Sprawdzenie faktury to nie tylko obowiązek, ale przede wszystkim inwestycja w bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy. Poświęcając kilka chwil na weryfikację danych, porównanie ich z innymi dokumentami i, w razie potrzeby, kontakt z kontrahentem, możesz uniknąć oszustw, błędów i potencjalnych problemów z rozliczeniem podatkowym. Pamiętaj, że czujność i wnikliwość to Twoi najlepsi sprzymierzeńcy w świecie finansów.

#Faktura Vat #Sprawdzenie Faktury #Weryfikacja Faktury