Czy można pracownikowi udostępnić jego akta osobowe?

Wgląd do akt osobowych – prawo pracownika, obowiązek pracodawcy. Co warto wiedzieć?

Prawo do wglądu w swoje akta osobowe to fundament transparentności w relacjach pracowniczych. Choć powszechnie wiadomo, że pracownikowi przysługuje takie prawo, warto zgłębić temat, by uniknąć potencjalnych nieporozumień i wiedzieć, jak skutecznie z tego prawa skorzystać. Nie chodzi tu tylko o samą możliwość „rzucenia okiem” na dokumenty, ale o realny dostęp do informacji o sobie, zgromadzonych przez pracodawcę.

Ustawa Kodeks pracy jednoznacznie nakłada na pracodawcę obowiązek umożliwienia pracownikowi dostępu do jego akt osobowych. Nie ma tu mowy o uznaniowości czy dobrej woli – to uprawnienie chronione prawnie. Co więcej, pracodawca nie może uzależniać wglądu od uzasadnienia ze strony pracownika. Chęć sprawdzenia, jakie informacje na nasz temat przechowuje firma, jest wystarczająca.

W praktyce, udostępnienie akt może odbyć się na dwa sposoby, zależne od formy, w jakiej pracodawca przechowuje dokumentację:

• Akta papierowe: W tym przypadku pracownik ma prawo nie tylko do wglądu, ale także do otrzymania kserokopii dokumentów, odpowiadającej oryginałowi. Pracodawca nie może odmówić sporządzenia kopii, choć może za nią naliczyć opłatę, nieprzekraczającą kosztów jej wytworzenia. Ważne: pracownik sam decyduje, czy chce kopię całości akt, czy tylko wybranych dokumentów.

• Akta elektroniczne: W dobie cyfryzacji coraz więcej firm przechowuje akta pracowników w formie elektronicznej. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikowi wgląd w te akta, zapewniając mu do tego odpowiednie warunki. Może to być np. udostępnienie komputera z dostępem do systemu, wysłanie skanów dokumentów mailem lub udostępnienie ich poprzez platformę intranetową.

Warto pamiętać, że prawo wglądu do akt osobowych nie ogranicza się jedynie do aktualnie zatrudnionych. Przysługuje ono także byłym pracownikom, a nawet osobom, których proces rekrutacji zakończył się niepowodzeniem (w odniesieniu do dokumentów zgromadzonych w trakcie rekrutacji).

Co zrobić, gdy pracodawca uchyla się od obowiązku udostępnienia akt? W takiej sytuacji pracownik może zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy. Inspekcja ma prawo skontrolować pracodawcę i wydać zalecenia pokontrolne, nakazujące udostępnienie akt.

Wiedza o swoich prawach to klucz do budowania zdrowych relacji w miejscu pracy. Korzystanie z prawa wglądu do akt osobowych to nie przejaw nieufności, ale wyraz dbałości o własne interesy i potwierdzenie transparentności działań pracodawcy.