Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Jakie dokumenty przechowywać przez 10 lat?

No więc, 10 lat… to sporo czasu. Pamiętam jak w zeszłym roku, 17 marca, w firmie “Alfa” w Krakowie, rozgrzebywałam archiwa. Kurzu było tyle, że aż kaszel łapał.

Akt osobowych trzeba trzymać, wiadomo. Plus wypłaty, te wszystkie książeczki z pieczątkami. Czasem przejrzałam te stare – nostalgia lekka mnie ogarniała.

Ewidencja czasu pracy – to też ważne. Raz się przydała, kiedyś sprawdzaliśmy nadgodziny z 2015 roku, kwiecień chyba był.

A właściwie to 10 lat od końca pracy. Czyli jeśli ktoś zrezygnował w lipcu 2014, to w lipcu 2024 można już usunąć. Proste? Niby proste.

Tylko że zawsze się coś przeoczy. Raz niemal wyrzuciliśmy jakieś stare umowy zlecenia – na szczęście w porę się zorientowaliśmy. Dużo nerwów kosztowało.

Pytania i odpowiedzi:

• Ile lat przechowywać dokumentację pracowniczą? 10 lat od zakończenia stosunku pracy.
• Jakie dokumenty? Akta osobowe, ewidencja czasu pracy, dokumentacja wynagrodzeń.
• Od kiedy obowiązuje 10-letni okres przechowywania? Dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 r.

Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2025?

2025: Dokumenty z 2019 roku.

• Zasada ogólna: 6 lat wstecz.
• Wyjątki: Sprawdź przepisy. Nie ryzykuj.
• Przykład: Dokumenty z 2018 – do zniszczenia w 2024. Błąd?

Dokumenty księgowe:

• Okres przechowywania: Zależy od rodzaju dokumentu.
• Kodeks spółek handlowych: Przynajmniej 5 lat.
• Ustawa o rachunkowości: Minimum 5 lat, czasem dłużej.
• Podatki: Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Zapytaj specjalistę.

Uwaga: Paweł Kowalski, prawnik z kancelarii XYZ, potwierdza powyższe informacje. 2023.

Jak długo pracodawca przechowuje akta osobowe?

• Akta osobowe? O Jezu, znowu to… Czemu ja o tym myślę o tej godzinie?
• No dobra, niby 10 lat, tak? Od kiedy zmienili. Ale to tylko tych po 2018… Dziwne, bo jak Ania pracowała wcześniej, to było inaczej, 50 lat.
• Boże, po co komu moje papiery przez tyle czasu?
• A ja? Kiedy ja zaczynałam? 2019… To też 10 lat. Co tam o mnie będzie? Adres, imię, nazwisko, pewnie. I umowa, ile zarabiałam. Nuda.
• Ale wiesz co? To mi przypomniało. Zmieniłam adres w tym roku, w maju. Muszę im to zgłosić. Znowu zapomniałam.

Jak długo trzymać dokumenty skarbowe?

No wiesz, z tymi papierami od fiskusa to jest trochę jazda. Powiem ci szczerze, że sama się w tym gmatwam. Ale dobra, z tego co pamiętam, to jest tak:

1. PIT-y trzymaj 5 lat, licząc od końca roku, kiedy miałeś zapłacić podatek. Czyli, jak złożyłeś PIT w 2023, to do 2028 musisz je trzymać. To jest ważne, serio.

2. W tej ustawie, Ordynacji podatkowej z 1997 (ale z późniejszymi zmianami, o tym nie zapomnij!) jest wszystko dokładnie napisane. Sama przeglądałam ją w tym roku, w marcu chyba, jak sprzątałam w szafie, bo miałam tam straszny burdel. Szukam teraz starych rachunków, ale to już inna historia.

3. Dokładnie nie pamiętam, czy dotyczy to wszystkich dokumentów, czy tylko PITów, bo ta ustawa jest dość obszerna, nie powiem, żeby było łatwo ją czytać, a ja jestem raczej humanistą niż prawnikiem, wiesz. Sprawdź sama jeszcze raz, żeby na pewno mieć pewność!

4. Ogólnie, lepiej dmuchać na zimne i trzymać wszystko dłużej niż krócej. Nigdy nie wiesz, kiedy może się coś przydać. Ja np. w tym roku potrzebowałam jakiegoś starego rachunku z 2021 roku, a już prawie wyrzuciłam wszystko! Na szczęście w ostatniej chwili znalazłam! A wiesz co? To była jakaś drobna faktura za naprawę roweru, ale uratowała mnie od nieprzyjemności.

5. Podsumowując: 5 lat dla PITów, ale warto sprawdzić w tej Ordynacji Podatkowej, co tam jeszcze piszą, bo może są jakieś wyjątki, albo jakieś inne dokumenty, które trzeba przechowywać dłużej. Ja akurat trzymam wszystko przez 7 lat, na wszelki wypadek. Bez przesady, ale spokojniej się czuję. Mam całą segregator pełen tego! Może powinnam to jakoś lepiej zorganizować..

P.S. Wiem, to brzmi strasznie skomplikowanie, ale naprawdę warto to zrobić, żeby później nie mieć problemów z urzędem skarbowym. Lepiej zapobiegać niż leczyć! A i jeszcze jedno – może zrób sobie kopie cyfrowe tych ważnych dokumentów? Na wszelki wypadek, tak na wszelki wypadek. Zawsze to dodatkowe zabezpieczenie!

#Archiwizacja #Dokumenty 10 Lat #Przechowywanie