Komu możesz udostępnić dane z akt osobowych pracownika?

Komu można udostępnić dane z akt osobowych pracownika: 10 vs 50 lat

Prawidłowe zabezpieczenie dokumentów pracowniczych chroni firmę przed poważnymi karami finansowymi ze strony organów nadzorczych. Pracodawcy muszą ściśle przestrzegać wyznaczonych okresów archiwizacji dokumentacji w zależności od daty zatrudnienia danej osoby. Poznaj kluczowe obowiązki dotyczące ochrony wrażliwych danych, aby skutecznie uniknąć kosztownych błędów prawnych, wiedząc komu można udostępnić dane z akt osobowych pracownika.

Podstawy prawne, czyli kiedy RODO pozwala działać

Pracodawca może udostępnić dane z akt osobowych pracownika tylko w określonych sytuacjach, takich jak wymóg prawa, wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes lub wyraźna zgoda. Istnieje jeden popularny błąd, który popełnia prawie 70% małych firm przy przekazywaniu dokumentacji kadrowej - wyjaśnię go w sekcji o outsourcingu poniżej.

Bądźmy szczerzy - przepisy o ochronie danych bywają niezwykle zawiłe dla kogoś spoza branży prawniczej. Administrator danych ma jednak twardy obowiązek udostępniać informacje z teczek pracowniczych konkretnym organom państwowym. Policja, prokuratura, ZUS czy Urząd Skarbowy to instytucje, z którymi się nie dyskutuje. Zawsze jednak wymagają one precyzyjnego podania podstawa prawna udostępnienia akt osobowych w oficjalnym piśmie.

Konsekwencje błędów są bolesne. Liczba zgłoszeń naruszeń bezpieczeństwa informacji do krajowego organu nadzorczego wyniosła 22 435 w 2025 roku, co stanowi potężny wzrost w porównaniu z latami ubiegłymi. Łączna suma nałożonych kar administracyjnych osiągnęła poziom 64,4 miliona złotych. ^[2] Ochrona teczek pracowniczych to nie tylko biurokracja, to realne bezpieczeństwo finansowe twojej firmy.

Kto ma dostęp do akt osobowych pracownika w firmie?

Dostęp wewnętrzny do dokumentacji pracowniczej musi być ściśle ograniczony i kontrolowany. To absolutna podstawa. Akta mogą przeglądać wyłącznie osoby posiadające specjalne, imienne upoważnienie od pracodawcy - zazwyczaj są to specjaliści działu HR oraz księgowości.

Wielu menedżerów zakłada, że z racji wyższego stanowiska wolno im swobodnie przeglądać pełne teczki swoich podwładnych. To błędne założenie. Przełożony powinien otrzymać jedynie te informacje, które są absolutnie niezbędne do zarządzania zespołem. Menedżer nie potrzebuje wglądu w dokumentację medyczną, adresy domowe czy informacje o zajęciach komorniczych pracownika.

Udostępnianie podmiotom zewnętrznym (outsourcing)

Tutaj pojawia się wspomniany na początku błąd: mylenie udostępniania z powierzeniem przetwarzania. Większość firm to myli. Przekazanie akt do zewnętrznego biura rachunkowego, firmy organizującej szkolenia BHP czy dostawcy usług IT wymaga zawarcia pisemnej umowy powierzenia. Bez tego dokumentu przekazanie jakichkolwiek umów stanowi poważne naruszenie przepisów.

Mój pierwszy audyt polityki prywatności w firmie zakończył się wykazaniem kilku krytycznych luk. Wysyłaliśmy skany umów o pracę do zewnętrznej księgowości bez szyfrowania i bez zaktualizowanych klauzul. Zajęło mi dwa miesiące, by wdrożyć bezpieczne kanały komunikacji i poprawić umowy z dostawcami. Ten pozornie mały detal kosztował mnie sporo stresu i nadgodzin.

Zgoda pracownika a podmioty trzecie

Czy można przekazać zaświadczenie o zarobkach bankowi, który weryfikuje zdolność kredytową? Tak, ale wymaga to bezpośredniego i udokumentowanego działania pracownika. Nigdy nie wysyłaj takich danych do instytucji finansowych z własnej inicjatywy bez wyraźnej dyspozycji zatrudnionego.

Powszechne są również ataki socjotechniczne na działy kadr. Przejęcia kont i ataki phishingowe - co dość przerażające - stanowią około 33 procent wszystkich zgłaszanych incydentów związanych z wyciekiem danych. Oszuści bardzo często podszywają się pod firmy windykacyjne lub urzędy. Zawsze weryfikuj odbiorcę. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, oddzwoń na oficjalny numer urzędu przed wysłaniem skanu z teczki.

Przechowywanie akt osobowych byłych pracowników

Zakończenie współpracy z podwładnym nie oznacza natychmiastowego zniszczenia jego dokumentów w niszczarce. Dla osób zatrudnionych od 2019 roku, przepisy wymagają przechowywania dokumentacji przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu. ^[4]

Rzadko zdarza się, by przepisy różnicowały pracowników tak drastycznie ze względu na datę zatrudnienia. Jeśli jednak pracownik rozpoczął pracę w twojej firmie przed 1999 rokiem, obowiązuje cię stary system. Dokumentację takich osób musisz trzymać w archiwum przez 50 lat,^[5] co generuje znacznie większe koszty magazynowania i zabezpieczenia.

Udostępnienie a Powierzenie Danych Pracowniczych

Rozróżnienie tych dwóch form decyduje o tym, jakich formalności i umów musisz dopełnić jako odpowiedzialny pracodawca.

Udostępnienie Danych

Odbiorca sam odpowiada za dane po ich otrzymaniu

Nie wymaga podpisania umowy powierzenia przetwarzania

Wyraźny przepis prawa lub dobrowolna zgoda pracownika

Niezależny administrator (np. ZUS, sąd, policja, bank)

⭐ Powierzenie Przetwarzania (Typowe w biznesie)

Pracodawca nadal odpowiada za wybór bezpiecznego dostawcy

Bezwzględnie wymaga pisemnej umowy powierzenia

Realizacja usługi na rzecz twojej firmy

Podmiot przetwarzający usługowo (zewnętrzna księgowość, kadry, IT)

Wdrożenie Bezpiecznego Obiegu Dokumentów

Kasia, kierownik HR w średniej firmie produkcyjnej pod Warszawą, borykała się z ciągłymi prośbami o zaświadczenia o zarobkach. W lutym 2026 roku wysłała skan zarobków bezpośrednio na maila wskazanego na karteczce przez pracownika. Okazało się to pomyłką - mail należał do osoby z zewnątrz o podobnym nazwisku.

Przerażona Kasia próbowała szybko rozwiązać problem, wprowadzając rygorystyczny zakaz wysyłki mailowej. Wymusiła na pracownikach osobisty odbiór dokumentów papierowych. To wywołało bunt załogi pracującej hybrydowo, a pod drzwiami działu HR zaczęły tworzyć się kolejki zniecierpliwionych ludzi.

Po dwóch tygodniach chaosu Kasia zrozumiała swój błąd operacyjny. Zamiast blokować proces, wdrożyła tani, szyfrowany portal pracowniczy z dwuskładnikowym uwierzytelnianiem. Pracodawca udostępniał dokumenty cyfrowo prosto do profilu pracownika, a ten mógł pobrać je bezpiecznie z domu.

Czas obsługi wniosków spadł z 4 dni do zaledwie kilku godzin (poprawa o 85 procent). Co ważniejsze, ryzyko przypadkowego wycieku dokumentacji z teczek osobowych spadło praktycznie do zera, a pracownicy przestali tracić czas w kolejkach.