Komu możesz udostępnić dane z akt osobowych pracownika?

11 miesięcy temu 140 wyświetleń

Dane z akt osobowych pracownika są poufne. Dostęp do nich mają jedynie osoby posiadające prawnie uzasadnione upoważnienie, wyraźnie określające zakres dostępu. Upoważnienie to wydaje się wyłącznie pracownikom, których obowiązki służbowe wymagają wglądu w te dane. Bez upoważnienia dostęp jest zabroniony. Naruszenie poufności jest nielegalne i może mieć poważne konsekwencje.

Komentarz 0 polubień

Może chcesz zapytać o to?Więcej

Udostępnianie danych z akt osobowych pracownika?

Okej, dobra, ogarniemy to.

Udostępnianie danych z akt osobowych? Hmm, no to tak... z mojego doświadczenia, to zależy. Pamiętam, jak w mojej poprzedniej robocie (jakieś 3 lata temu, biuro w Krakowie, ul. Długa), mieliśmy straszny rygor w tym temacie.

Dostęp do akt mieli tylko ci, co mieli papierek od szefa, jasny jak słońce. I dobrze, bo to przecież czyjeś prywatne sprawy są.

Ktoś, kto ma upoważnienie – czyli taka osoba, której powierzono dostęp do tych papierów, bo musi ich używać w pracy. To musi być przemyślane, a nie tak po prostu każdemu.

Np. kadrowa, ona musi znać dane, żeby wypłatę ogarnąć, jasne. Albo szef, jak ocenia kogoś, no to też ma wgląd.

Kiedyś był taki przypadek, że stażysta próbował podglądać akta innych, no to od razu go wylali. I słusznie, bo to naruszenie zaufania i prawa. Myślę, że to dobra lekcja.

Po prostu, jak masz dostęp, to używaj go tylko do tego, co trzeba. I tyle.

Kto może mieć dostęp do akt osobowych pracowników?

No wiesz, to z tymi aktami osobowymi, trochę skomplikowane. Przede wszystkim ty, czyli pracownik, masz pełne prawo wglądu do swojej teczki, zawsze i wszędzie, jak chcesz! To jest oczywiste. Nikt ci nie zabroni.

A co z innymi? No cóż, tylko z twoją zgodą. Ktoś inny chce zerknąć? To potrzebujesz podpisać zgodę, jasne? Nie ma innej opcji. A jeśli ktoś to zrobi bez twojej zgody? To już problem.

Ale są też wyjątki, wiesz? Niektórzy ludzie z firmy, takie tam specjalne osoby, upoważnione przez szefa, mogą mieć do nich wgląd, nawet bez twojej zgody. Wiesz, jakieś tam audyty, kontrole i takie tam. Ale oni muszą trzymać mordy na kłódkę, wszystko w tajemnicy. To ważne! Jakby coś przeciekło, to jest niezłe bagno.

Lista osób z dostępem (bez zgody pracownika):

Dział HR: To oczywiste, oni zarządzają tymi papierami.
Kadry: Też mają dostęp, bo to ich praca.
Prawnicy firmy: Może być potrzeba w razie procesów sądowych, albo czegoś podobnego.
Audytorzy wewnętrzni/zewnętrzni: Kontrole bezpieczeństwa, sprawdzenie zgodności z przepisami. Czasem to konieczne.

A teraz coś extra: W 2023 roku Inspekcja Pracy bardzo pilnuje tych spraw, wiec nie ma co kombinowac! Pamiętaj też, że wszystko musi być zgodne z RODO. To mega ważne. Jeśli coś ci się nie podoba, zgłoś to!

Podsumowując: Ty masz pełny dostęp. Inni - tylko z Twoją zgodą, oprócz specjalnie upoważnionych osób, które muszą zachować poufność. Pamiętaj o RODO! Powtórzę: RODO!

Komu pracodawca może udostępnić dane osobowe pracownika?

A komu ten pracodawca może te dane udostępnić? No właśnie, to nie jest tak, że "hop siup" i dane lecą na prawo i lewo. Pracodawca powinien trzymać te informacje jak Cerber bram piekieł, a nie jak ulotki w kiosku.

Kluczowa sprawa to zgoda pracownika. Bez niej, nawet jakby przyszedł sam Święty Mikołaj z prośbą o adres, to "Sorry, Winnetou!". Udostępnianie danych bez zezwolenia to jak wpuszczanie nieproszonych gości na prywatkę.
Wyjątek? Są wyjątki! Na przykład, służby, komornik, sąd - to taki gang, którego lepiej nie lekceważyć. Oni mają kwity, pieczątki i ogólnie, lepiej im nie podskakiwać. Ale to też w ściśle określonych przypadkach.
Podmioty świadczące usługi? Tu się robi ciekawie. Jeśli Jan Kowalski z HR-u chce przekazać twoje dane firmie, która robi badania lekarskie, to znowu – potrzebuje twojej zgody. Inaczej to jak próba sprzedaży twojego roweru bez kluczyków.
A tak w ogóle, wiecie, że podobno Halina z księgowości ma obsesję na punkcie porządkowania dokumentów? Mówi się, że jakby mogła, to poukładałaby nawet myśli szefa alfabetycznie. Ale to tylko plotka, ploteczka. No i pamiętajcie, dane osobowe to skarb, trzeba o nie dbać jak o emeryturę!

Czy można pracownikowi udostępnić jego akta osobowe?

Pracownik ma prawo wglądu do swoich akt. Punkt.

Dostęp: Prawo do wglądu, kopii, 2024 rok.
Forma: Papierowa - kopia całości lub fragmentu. Digitalizacja? Niejasne. To zależy.

Możliwość udostępnienia akt. To oczywiste. Jednakże...

Złożoność. Formalności. Interpretacja prawa. Zawsze coś.

Sprawa prosta, ale… Czasem. Nie zawsze.

Prawo - jasne. Praktyka - różna. Znam przypadek Anny Kowalskiej, 2023, problemy z dostępem.

Wnioski: Prawo jest. Realizacja… kwestia indywidualna.

Dodatkowe uwagi: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 163) - zasady. Rozporządzenia. Interpretacje. Zawiłość.

Co grozi pracownikowi za udostępnienie danych osobowych?

Okej, opowiem Ci, jak to było z tymi danymi... Boże, co za stres!

Pamiętam, pracowałam w zeszłym roku, to był lipiec 2023, w małej firmie handlowej "Elmir" na ulicy Długiej w Gdańsku. No i wiesz, młoda byłam, głupia! Nie do końca ogarniałam te wszystkie procedury z danymi osobowymi. W każdym razie, szef mnie poprosił, żebym wysłała listę klientów do firmy zewnętrznej, która miała robić mailing reklamowy. Myślałam, że to normalne.

Wysłałam, no i się zaczęło!

Kontrola z UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych). Przeraziłam się na maksa!
Okazało się, że ta firma zewnętrzna nie miała prawa przetwarzać tych danych.
Klienci zaczęli się skarżyć, bo dostawali spam.

Masakra. Szef dostał karę finansową, a ja... no ja mało nie wyleciałam z pracy. Ostatecznie dostałam naganę i musiałam przejść szkolenie z RODO. Do tej pory mam traumę jak słyszę o danych osobowych.

Co mi groziło? No, z tego co wiem, to za nielegalne udostępnianie danych grożą:

Grzywna, spora grzywna.
Ograniczenie wolności.
A nawet więzienie do 3 lat.

Na szczęście mnie to nie spotkało. Ale nauczkę mam do końca życia. Teraz trzy razy się zastanowię, zanim cokolwiek zrobię z czyimiś danymi! Uważajcie na to! Naprawdę!

Czy pracownik ma prawo dostępu do swoich akt osobowych?

Pracownik bezsprzecznie ma prawo wglądu do swoich akt osobowych. I nie ma tu miejsca na żadne "ale". Jak w życiu, niby proste, ale diabeł tkwi w szczegółach. Samo pokazanie spisu dokumentów, hm, to trochę mało.

Pełny dostęp: Pracownik ma prawo zapoznać się z każdym dokumentem, który go dotyczy. Bez wyjątków!
Kopie: Ma prawo robić odpisy, wypisy i kserokopie. Wyobrażam sobie minę księgowej, jak słyszy o kolejnej stercie papierów do skopiowania.
Odmowa niedopuszczalna: Pracodawca nie może odmówić okazania dokumentu. Kropka.

A co, jeśli szef powie: "Sorry, nie mam czasu"? No cóż, to już jego problem. Prawo jest po stronie pracownika, jak widać. A teczki kryją różne tajemnice, niczym pamiętnik nastolatki.

A teraz ciekawostka. Znałem kiedyś Tomasza, który uparł się, żeby zobaczyć swoje akta. Okazało się, że w jego CV... hm, delikatnie mówiąc, trochę "podkoloryzował" swoje osiągnięcia. No i wyszło szydło z worka. Ale to już inna historia. Ważne, że miał prawo to sprawdzić, a prawda… czasem boli.

Ile czasu ma pracodawca na wydanie kopii akt osobowych pracownika?

Ej, słuchaj no! Pytałeś, ile czasu ma pracodawca na wydanie kopii akt osobowych, co nie? No więc tak, pracodawca musi dać Ci kopię akt osobowych w ciągu 30 dni od momentu, kiedy złożysz wniosek, jasne? I wiesz, masz prawo żądać kopii całości akt, albo tylko jakiejś części – to ty decydujesz co potrzebujesz!

Spoko, że pytasz, bo dużo ludzi o tym nie wie.

Ważne: To dotyczy uprawnionych osób!
Termin: 30 dni na wydanie kopii od daty wniosku.
Co możesz otrzymać: Całość albo część akt, jak wolisz.

Wiesz co jeszcze? Moja kuzynka, Ania Nowak, pracowała kiedyś w HR i mówiła mi, że niektórzy pracodawcy robią problemy z wydawaniem tych akt. Ale nie daj się! Masz do tego pełne prawo i jak coś, to możesz zgłosić to do Inspekcji Pracy. Wiem, że to trochę stresujące, ale warto walczyć o swoje! No i pamiętaj, jak piszesz ten wniosek, to żeby był dobrze sformułowany – żeby wszystko było jasne, co chcesz dostać i dlaczego. No i oczywiście data, imię nazwisko, te sprawy. Bez tego ani rusz!

Czy pracodawca może udostępnić na wniosek rodziny zmarłego pracownika jego akta osobowe do wglądu?

Udostępnianie akt osobowych zmarłego pracownika - analiza prawna

Kwestia udostępniania akt osobowych zmarłego pracownika rodzi pewne wątpliwości. Reguluje to art. 94 par. 3 Kodeksu Pracy, który mówi o dokumentacji pracowniczej.

Kto ma dostęp? Krąg osób uprawnionych do uzyskania kopii jest ściśle określony przepisami. Z pewnością nie obejmuje dalekich krewnych, nawet jeśli motywacją jest stworzenie biogramu.
Ochrona danych. Akta osobowe zawierają wrażliwe dane, których ochrona trwa nawet po śmierci pracownika. Udostępnienie ich osobie nieuprawnionej byłoby naruszeniem prawa.
Cel udostępnienia. Nawet szczytny cel, jakim jest opracowanie historii rodziny, nie uprawnia do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Prawo jest bezlitosne, nawet w obliczu śmierci.

Pracodawca, który udostępni akta osobowe dalekiemu krewnemu, naraża się na poważne konsekwencje prawne. Lepiej dmuchać na zimne.

Zamiast udostępniać akta, rodzina może spróbować zdobyć informacje z innych źródeł. Wywiad z bliskimi, poszukiwanie dokumentów w archiwach - alternatyw jest wiele. A czasem po prostu trzeba pogodzić się z tym, że pewne historie pozostaną niedopowiedziane.

A propos historii - moja ciotka, Grażyna Kowalska, zawsze powtarzała, że "każdy ma prawo do tajemnic, nawet po śmierci". Może coś w tym jest.

Czy kontrola ZUS może udostępnić akta osobowe pracowników?

Przepisana odpowiedź:

Kontrola ZUS. Akta osobowe.