Jak długo trzymać akta osobowe?

Archiwizacja akt osobowych – nowe wytyczne i praktyczne wskazówki

Kwestia przechowywania akt osobowych pracowników budzi wiele pytań, zwłaszcza w kontekście zmieniającego się prawa. Nowelizacja przepisów wprowadziła istotne zmiany, które wymagają od pracodawców dostosowania procedur archiwizacji. Artykuł ten skupi się na praktycznym aspekcie przechowywania dokumentacji, wyjaśniając, jak długo należy przechowywać akta osobowe i jakie kroki podjąć, aby spełnić wymogi prawne.

Termin przechowywania – kluczowa zmiana

Kluczowa zmiana dotyczy okresu przechowywania akt pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku. Dla tej grupy pracowników, zgodnie z nowelizacją przepisów, okres ten skrócił się z 50 do 10 lat. Jest to znaczące uproszczenie procedur archiwizacyjnych dla wielu firm. Warto jednak pamiętać o zasadniczym rozróżnieniu: termin 10 lat obowiązuje tylko dla dokumentacji pracowników przyjętych po 31 grudnia 2018 roku.

Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku

Dla pracowników zatrudnionych przed tą datą, przepisy nadal przewidują dłuższy, 50-letni okres przechowywania akt osobowych. Oznacza to, że pracodawcy muszą prowadzić dwa oddzielne systemy archiwizacji, uwzględniające datę zatrudnienia każdego pracownika. Jest to istotne wyzwanie organizacyjne, wymagające precyzyjnego systemu oznaczania i segregacji dokumentacji.

Praktyczne aspekty wdrożenia nowych zasad

Dostosowanie się do nowych przepisów wymaga konkretnych działań. Pracodawcy powinni:

• Dokładnie przeanalizować swoją dokumentację: rozróżnić akta pracowników zatrudnionych przed i po 31 grudnia 2018 roku.
• Wdrożyć system etykietowania: jasno oznaczyć akta, wskazując datę zatrudnienia pracownika.
• Zdefiniować procedury niszczenia dokumentów: po upływie odpowiedniego okresu przechowywania, akta należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych osobowych (np. poprzez profesjonalne usługi niszczenia dokumentów).
• Zapoznać pracowników z nowymi procedurami: przekazanie informacji o zmianach w archiwizacji akt osobowych jest istotne dla budowania transparentnych relacji w firmie.
• Rozważyć digitalizację akt: przechowywanie elektronicznych kopii akt może ułatwić zarządzanie dokumentacją i zapewnić jej bezpieczeństwo. Jednakże, należy pamiętać o zgodności z przepisami RODO dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Podsumowanie

Zmiana okresu przechowywania akt osobowych wymaga od pracodawców dokładnego poznania nowych przepisów i ich wdrożenia w praktyce. Precyzyjna segregacja dokumentów, odpowiednie etykietowanie i jasne procedury niszczenia to kluczowe elementy efektywnego zarządzania archiwum pracowniczym. Pamiętajmy, że niewłaściwe postępowanie z dokumentacją może skutkować konsekwencjami prawnymi. W razie wątpliwości warto skonsultować się ze specjalistą ds. prawa pracy lub doradcą ds. archiwizacji.