Czy członek zarządu może podpisać umowę z innym członkiem zarządu?

Umowy między członkami zarządu: jak uniknąć konfliktu interesów?

Kodeks spółek handlowych (art. 210 §1) jasno precyzuje, że członek zarządu nie może reprezentować spółki w umowach zawieranych z samym sobą lub z innym członkiem zarządu, działającym w imieniu innej osoby prawnej. Ten zakaz, mający na celu ochronę interesów spółki przed potencjalnym konfliktem interesów, wymaga zastosowania specjalnych procedur dla takich transakcji. Nie oznacza to jednak całkowitego braku możliwości zawarcia takiej umowy. Kluczem jest odpowiednie uregulowanie wewnętrzne.

Standardowa reprezentacja spółki przez członka zarządu w umowie, w której drugą stroną jest inny członek zarządu (reprezentujący siebie lub inną osobę prawną) jest niedozwolona. W praktyce mogłoby to prowadzić do sytuacji, w której członek zarządu faworyzowałby siebie lub swojego kolegę kosztem spółki. Dlatego KSH przewiduje konieczność wprowadzenia odpowiednich mechanizmów kontrolnych.

Jakie rozwiązania przewiduje prawo?

Aby umowa między członkiem zarządu a spółką (reprezentowaną przez innego członka zarządu) lub między członkiem zarządu a spółką (reprezentowaną przez niego samego) była ważna, konieczne jest zastosowanie jednego z poniższych rozwiązań:

• Uchwała wspólników: Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest uzyskanie uprzedniej zgody wspólników na zawarcie konkretnej umowy. Uchwała powinna określać istotne warunki transakcji, w tym przedmiot umowy, cenę, strony oraz tryb jej zawarcia. Im bardziej szczegółowa uchwała, tym lepiej chronione są interesy spółki.
• Postanowienia umowy/statutu spółki: Możliwe jest również uregulowanie kwestii umów z członkami zarządu w samej umowie spółki lub jej statucie. Takie postanowienia mogą np. określać procedurę uzyskiwania zgody na zawarcie umowy lub wyznaczać inny organ spółki uprawniony do jej zawarcia w takich przypadkach. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w sytuacjach, gdy takie transakcje są częste i standardowe.
• Rada nadzorcza/komisja rewizyjna: W spółkach z radą nadzorczą lub komisją rewizyjną, kompetencje do zatwierdzania takich umów mogą zostać przekazane tym organom.

Konsekwencje braku odpowiednich procedur:

Zawarcie umowy z pominięciem wyżej wymienionych procedur może skutkować nieważnością umowy i odpowiedzialnością członków zarządu za szkodę wynikającą z jej zawarcia. Dodatkowo, może to rodzić konsekwencje karne.

Podsumowanie:

Zawarcie umowy między członkiem zarządu a spółką, którą reprezentuje on sam lub inny członek zarządu, wymaga szczególnej ostrożności i przestrzegania przepisów KSH oraz wewnętrznych reguł spółki. Właściwe procedury zapewniają przejrzystość i chronią spółkę przed potencjalnym konfliktem interesów. Zaniedbanie tych kwestii może mieć poważne konsekwencje.