Jakiego systemu używają hotele?

Jakiego systemu używają hotele? Kluczowe programy

Zrozumienie, jakiego systemu używają hotele, pozwala poznać mechanizmy sprawnej obsługi gości i automatyzacji pracy. Nowoczesne oprogramowanie eliminuje ryzyko kosztownych błędów w rezerwacjach oraz usprawnia codzienne zarządzanie pokojami. Poznaj specyfikację techniczną narzędzi hotelowych, aby zoptymalizować działania recepcyjne i uniknąć strat finansowych.

Jakiego systemu używają hotele do codziennego zarządzania?

Hotele używają głównie systemu PMS (Property Management System) do zarządzania codzienną pracą i obsługą gości. Wybór odpowiedniego oprogramowania decyduje o tym, jak sprawnie funkcjonuje recepcja, housekeeping oraz dział finansowy. Bez solidnego system pms w hotelu nawet mniejsze obiekty noclegowe szybko gubią się w rezerwacjach, grafiku sprzątania i rozliczeniach. Zarządzanie hotelem na papierze lub w arkuszach kalkulacyjnych to najprostsza droga do chaosu i podwójnych rezerwacji.

Główne funkcje systemu PMS w hotelu

System PMS integruje kluczowe operacje w jednym miejscu, co pozwala zaoszczędzić dziesiątki godzin pracy tygodniowo. Oto najważniejsze zadania, które realizuje to oprogramowanie dla hotelu: Zarządzanie pokojami: Pokazuje na żywo, które pokoje są wolne, zajęte lub wymagają sprzątania. Rezerwacje: Zapisuje pobyty gości, dokładne daty oraz dane kontaktowe. Rozliczenia: Obsługuje płatności, wystawia faktury i dopisuje wydatki dodatkowe do rachunku pokoju. Meldunki: Znacznie przyspiesza proces rejestracji (check-in) oraz wymeldowania (check-out) gości.

Dodatkowe systemy wspierające nowoczesny hotel

Sam system PMS to dziś za mało, aby w pełni zapełnić obłożenie i obsłużyć gości na najwyższym poziomie. Hotele korzystają z dodatkowego ekosystemu oprogramowania, który automatyzuje sprzedaż i obsługę na miejscu. W tym miejscu wielu hotelarzy popełnia błąd – próbują wdrażać wszystko naraz bez sprawdzenia integracji.

Channel Manager i Booking Engine

Channel Manager łączy hotel z portalami rezerwacyjnymi, takimi jak Booking.com czy Airbnb, automatycznie aktualizując wolne miejsca, aby uniknąć podwójnych rezerwacji. Z kolei Booking Engine to systemy rezerwacyjne do hotelu bezpośrednio na własnej stronie internetowej hotelu, pozwalający klientom kupić pokój bez prowizji pośredników.

Systemy POS w strefie gastronomicznej i SPA

POS (Point of Sale) to dedykowany system do obsługi płatności w hotelowej restauracji, barze lub strefie SPA. Dzięki integracji z PMS, wydatki gościa z restauracji mogą być dopisane bezpośrednio do rachunku jego pokoju, co ułatwia finalne rozliczenie przy wymeldowaniu.

Najpopularniejsze programy hotelowe na rynku

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań dopasowanych do skali biznesu - od wielkich sieci po kameralne pensjonaty. Wybór odpowiedniego program do obsługi hotelu zależy bezpośrednio od liczby pokoi oraz budżetu obiektu.

Przegląd rozwiązań dla małych i dużych obiektów

Do najpopularniejszych systemów należą: Opera (Oracle): Zaawansowany i rozbudowany system stworzony z myślą o dużych hotelach oraz międzynarodowych sieciach. Mews: Nowoczesny system działający w chmurze, bardzo popularny w mniejszych i średnich obiektach stawiających na innowacje. Clock PMS: Elastyczne rozwiązanie sprawdzone w różnych typach obiektów noclegowych. KWHotel: Bardzo popularne rozwiązanie w Polsce, chętnie wybierane przez mniejsze hotele, pensjonaty i apartamenty.

Porównanie popularnych systemów hotelowych

Mews (Cloud PMS)

• W chmurze (Cloud), dostęp przez przeglądarkę

• Nowoczesny interfejs, łatwa integracja z API

• Średnie i mniejsze hotele, apartamenty

Opera Oracle

• On-premise lub chmura korporacyjna

• Ogromna stabilność, zaawansowane raportowanie finansowe

• Duże hotele i międzynarodowe sieci

KWHotel ⭐

• Stacjonarny oraz wersje w chmurze

• Intuicyjna obsługa, polskie wsparcie techniczne

• Pensjonaty, apartamenty i małe hotele w Polsce

Wdrożenie systemu w kameralnym hotelu w Polsce

Pan Tomasz prowadzi 25-pokojowy hotel nad morzem i przez lata zarządzał rezerwacjami w tradycyjnym notesie oraz pliku Excel.

W sezonie letnim doszło do błędu - ten sam pokój został sprzedany dwukrotnie przez telefon oraz portal zewnętrzny, co wywołało ogromny stres u gości i personelu.

Po tych wydarzeniach właściciel zdecydował się na wdrożenie systemu KWHotel połączonego z Channel Managerem.

W ciągu miesiąca liczba pomyłek spadła do zera, a czas obsługi meldunku skrócił się o połowę, co pozwoliło recepcji skupić się na obsłudze klienta zamiast na papierologii.