Jakie dokumenty są potrzebne do zmiany prezesa zarządu?

Zmiana prezesa zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to proces wymagający dopełnienia kilku formalności. Kluczowe jest prawidłowe przygotowanie dokumentacji oraz terminowe zgłoszenie zmian do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Poniżej szczegółowo omówimy wymagane dokumenty i procedurę, zwracając uwagę na praktyczne aspekty, często pomijane w standardowych opisach.

Krok 1: Uchwała wspólników

Podstawą do zmiany prezesa jest uchwała wspólników spółki z o.o. Dokument ten powinien zawierać:

• Datę i miejsce podjęcia uchwały: Precyzyjne określenie tych danych jest istotne dla ważności dokumentu.
• Numer uchwały: Konsekwentne numerowanie uchwał ułatwia późniejszą identyfikację i porządkowanie dokumentacji spółki.
• Listę obecnych wspólników: Wskazanie obecnych na zgromadzeniu wspólników wraz z informacją o reprezentowanych przez nich udziałach.
• Jasno sformułowany punkt odwołujący dotychczasowego prezesa: Uniknie to potencjalnych niejasności i sporów. Warto wskazać przyczynę odwołania, choć nie jest to obligatoryjne.
• Jasno sformułowany punkt powołujący nowego prezesa: Pełne imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL (lub w przypadku cudzoziemców – odpowiednik) nowego prezesa są niezbędne.
• Podpisy wspólników: Uchwała musi być podpisana przez uprawnionych wspólników, zgodnie z umową spółki.

Krok 2: Zgłoszenie zmiany do KRS

Po podjęciu uchwały, zmianę prezesa należy zgłosić do KRS w ciągu 7 dni od daty podjęcia uchwały. Zrobić to można za pośrednictwem Portalu Rejestru Sądowego (PRS) lub systemu S24.

Wymagane dokumenty do KRS:

• Wniosek KRS-Z3: Wypełniony i podpisany wniosek o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców. Wypełniając wniosek, należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność wpisywanych danych. Błędy mogą skutkować wstrzymaniem postępowania.
• Uchwała wspólników o zmianie prezesa: Oryginał lub uwierzytelniony odpis.
• Oświadczenie nowego prezesa o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji: Wzór takiego oświadczenia można znaleźć na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości. Należy pamiętać o podpisaniu oświadczenia przez nowego prezesa.
• Dowód uiszczenia opłaty sądowej: Opłata wynosi 350 zł przy zgłoszeniu przez PRS i 300 zł przy zgłoszeniu przez S24.

Dodatkowe aspekty, o których warto pamiętać:

• Umowa spółki: W niektórych przypadkach umowa spółki może przewidywać specyficzne procedury dotyczące zmiany prezesa. Należy zatem dokładnie zweryfikować zapisy umowy.
• Pełnomocnictwa: Jeżeli wspólnik nie może osobiście podpisać uchwały, może udzielić pełnomocnictwa innej osobie. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie z podpisem notarialnie poświadczonym.
• Zmiana adresu do doręczeń: Jeśli nowy prezes ma inny adres do doręczeń niż dotychczasowy, należy zgłosić również tę zmianę do KRS.

Prawidłowe i terminowe dopełnienie formalności związanych ze zmianą prezesa zarządu jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania spółki. W razie wątpliwości, warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą, aby uniknąć potencjalnych problemów.