Jak zaksięgować zakup licencji?

Księgowanie zakupu licencji

Zakup licencji, która jest wartością niematerialną i prawną, wymaga rejestracji w księgach rachunkowych. Transakcja jest księgowana na następujące konta:

Wn konto 02 (Wartości niematerialne i prawne) Ma konto 30 (Rozliczenie zakupu) lub konto 24 (Rozliczenie kosztów)

Jeśli jednak licencja nie spełnia definicji ustawowej wartości niematerialnej, księgowanie należy wykonać jako usługę obcą:

Wn konto 40-2 (Usługi obce) Ma konto 30 (Rozliczenie zakupu) lub konto 24 (Rozliczenie kosztów)

Definicja wartości niematerialnej

Wartości niematerialne to aktywa o charakterze niefizycznym, które można wykorzystać do generowania przychodów. Ustawa o rachunkowości definiuje je jako:

• Prawa autorskie, patenty, licencje, znaki towarowe i inne podobne prawa;
• Wartości firmy;
• Koszty organizacji.

Rozróżnienie między licencją a usługą obcą

Licencja jest umową, która przyznaje nabywcy prawo do korzystania z określonego oprogramowania lub innego utworu chronionego prawem autorskim. Usługa obca to natomiast każda usługa świadczona przez podmiot zewnętrzny na rzecz przedsiębiorstwa.

Kluczową kwestią przy rozróżnianiu licencji od usługi obcej jest pytanie, czy nabywca uzyskuje prawo do korzystania z określonego utworu, czy też dostęp do usługi. Jeśli nabywca uzyskuje prawo do korzystania z utworu, transakcja jest księgowana jako zakup wartości niematerialnej. Jeśli natomiast nabywca uzyskuje jedynie dostęp do usługi, transakcja jest księgowana jako usługa obca.

Podsumowanie

Księgowanie zakupu licencji zależy od tego, czy licencja spełnia definicję ustawową wartości niematerialnej. Jeśli spełnia, transakcja jest księgowana na koncie 02. Jeśli nie spełnia, transakcja jest księgowana na koncie 40-2.