Jak liczymy 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Jak obliczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat. Oblicza się go od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Przykładowo, jeżeli pracownik zakończył pracę 15 grudnia 2023 roku, to dokumentacja jego dotycząca powinna być przechowywana do końca 2033 roku.

Niektóre dokumenty mają jednak krótszy okres przechowywania, który wynosi 5 lat. Dotyczy to m.in.:

• świadectw pracy,
• kart ewidencyjnych pracowników,
• książeczek wojskowych,
• akt osobowych pracowników, którzy nie świadczyli pracy u danego pracodawcy dłużej niż 6 miesięcy.

W przypadku tych dokumentów okres przechowywania liczy się od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Ważne uwagi:

• Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest obowiązkowy i wynika z przepisów Kodeksu pracy.
• Nieprzestrzeganie tego obowiązku może skutkować karami finansowymi dla pracodawcy.
• Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu, chronionym przed nieuprawnionym dostępem.
• Po upływie okresu przechowywania dokumentacja pracownicza powinna zostać zniszczona w sposób zapewniający ochronę danych osobowych.