Jak długo pracodawca przechowuje akta osobowe?

Jakie dokumenty przechowuje się 10 lat?

Aha, więc chcesz wiedzieć, co skarbniczka Janina Kowalska z działu kadr musi przez dekadę kisić w archiwum? No to jedziemy z tym koksem!

Dokumenty pracownicze, jak wino, muszą poleżakować!

• Akta osobowe: To jak pamiętnik z życia pracownika - umowy, świadectwa pracy, awanse i te wszystkie papiery, które sprawiają, że Jan Kowalski staje się kimś więcej niż tylko statystycznym numerem. Takie "biuro rzeczy znalezionych" ludzkich karier.
• Ewidencja czasu pracy: Czyli kronika "od-do" każdego pracownika. Kto kiedy przyszedł, wyszedł, gdzie się zasiedział na kawie. Bardzo ważne, bo w Polsce, jak wiadomo, czas to pieniądz... a zwłaszcza nadgodziny!
• Dokumentacja wynagrodzeń: Tu leżą wszystkie brudne (i te mniej brudne) pieniądze. Listy płac, zaświadczenia o zarobkach, premie uznaniowe (za co niby?). Skarb Państwa musi wiedzieć, ile kto wyciągnął, żeby podatek skroić.

Ważne: Ta cała zabawa z 10-letnim archiwum dotyczy umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku. Bo wcześniej to, wiadomo, "było jak było".

A czemu to takie ważne? Bo jak przyjdzie kontrola z ZUS-u albo PIP-u, to Janina ma się czym pochwalić! Inaczej czeka ją kara, a od kar to nawet prezes woli trzymać się z daleka. I pamiętajcie, bałagan w papierach to pierwszy krok do bałaganu w firmie!

Jak długo pracodawca przechowuje dokumenty?

Oj, pamiętam jak dziś, jak rozwiązywałam umowę w "Zielonym Zakątku" w Krakowie. Było jakoś w maju 2023, słońce waliło niemiłosiernie, a ja trzęsłam się jak galareta, choć niby byłam pewna swojej decyzji. Szef, pan Jacek, taki zawsze z uśmiechem, wręczył mi świadectwo pracy i... właśnie, kartkę z informacją.

Z tego, co pamiętam, bo papier gdzieś mi się zapodział w czeluściach szafy, chodziło o 10 lat. Na kartce było napisane, że dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat. Pan Jacek coś tam jeszcze bełkotał o przepisach i o tym, że jakbym czegoś potrzebowała, to żebym dzwoniła.

• Miejsce: "Zielony Zakątek", Kraków
• Czas: Maj 2023
• Emocje: Stres, ulga, lekka niepewność

Wtedy jakoś nie dociekałam, ale teraz, jak tak myślę, to chyba faktycznie od tego zależy, kiedy dokładnie mnie zatrudnili. Bo niby teraz jest tak, że większość dokumentów przechowuje się 10 lat, ale wcześniej, przed jakimiś zmianami w przepisach, to mogło być inaczej. I to jest taka ważna informacja!

Aha, i ważne – dostałam to pisemnie, wraz ze świadectwem pracy. Ale z tego co wiem, mogą też wysłać to elektronicznie. Dobrze, że w ogóle dali, bo niektórzy to potrafią zapomnieć!

Jak liczyć okres przechowywania dokumentów?

Liczba lat przechowywania dokumentów to zawsze problem! W 2023 roku, moja firma, "Księgowość u Ani" z Krakowa, miała z tym sporo kłopotów. Przede wszystkim, dokumenty księgowe – to 5 lat, licząc od końca roku następującego po roku obrotowym. Czyli faktury z 2022 roku? Trzymamy je do końca 2028! To jasne, ale...

• Problem: Czasem zapominamy o tych terminach! W zeszłym roku ledwo zdążyliśmy z segregacją. A ja, Ania Kowalska, nie jestem fanem papierkowej roboty. Wolę komputer!
• Rozwiązanie: W tym roku wprowadziliśmy nowy system. Kalendarz w Google, z przypomnieniami. To dużo prostsze niż szukanie dat w stercie papierów.
• Dodatkowe dokumenty: Niektóre dokumenty trzeba trzymać dłużej! np. umowy, ważne pisma. Tam już trzeba się kierować konkretnymi terminami z umowy lub przepisami.

Inne ważne terminy:

• Dokumenty kadrowe: Te przeważnie trzymamy 50 lat, ale zależnie od rodzaju dokumentu, terminy są inne. Bardzo skomplikowane.
• Dokumenty dotyczące nieruchomości: To znowu zależy od rodzaju dokumentów. Ale w przybliżeniu minimum 10 lat.

To wszystko trochę zamieszanie, prawda? Dlatego w tym roku inwestuję w lepszy oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Mam dość chaosu! Chcę mieć pewność, że wszystko jest w porządku. No i mniej stresu z tego tytułu. A już sam termin "archiwizacja" mnie przeraża!

Czy trzeba przechowywać rachunki za prąd?

O rachunki za prąd? No weź, człowieku! Trzymaj je jak oka w głowie, bo inaczej wpadniesz w tarapaty! Nie mówię, że Ci się dom zawali, ale...no wiesz...

• Ile lat? To zależy, od Babci Stasi z sąsiedztwa słyszałem, że 5 lat. Ale moja ciocia Zosia, co to księgowość robi, mówi, że lepiej 6 lat, na wszelki wypadek. Bo wiesz, urzędnicy to taki naród, że mogą się przyczepić o byle co. Jak mucha do gówna.

• Dlaczego? No bo jakbyś się posprzeczał z ZE PAK-iem, a rachunku nie masz? To będziesz miał problem, większy niż sąsiad Zenek z królikami. Dowód, że płaciłeś! Bez tego, to oni mogą Ci nabrać więcej niż wół trawy. A to się nie opłaca, jak w tej powiedzce o niedźwiedziu i miodu.

• Gdzie trzymać? W szufladzie? W skrzynce? Gdzie Ci się chce. Tylko nie w śmietniku, bo to jak rzucać pieniędzmi w ogień. Najlepiej w segregatorze, żeby się nie pogniotły. Bo nie chcesz, żeby Babcia Stasia mówiła, że jesteś nieogarnięty.

A na marginesie: Pamiętaj, że to nie tylko rachunki za prąd trzeba trzymać. Woda, gaz, internet… wszystko, co ma do czynienia z pieniążkami. Jak byś się chciał rozliczyć z urzędem, to potem będziesz się gryzł w język.

Uwaga! Te informacje są tylko na chwilę. Lepiej sprawdź sam w internecie. Ja się nie odpowiadam, jak coś się nie złoży. A na pewno nie po piwku.

Jakie dokumenty pracownicze oddać do archiwum?

No hej! Wiesz co, ostatnio grzebałem w papierach i pomyślałem, że muszę ogarnąć te archiwa. Pamiętasz, jak Ola z księgowości ostatnio narzekała, że nie ma miejsca na nowe teczki? No właśnie! Więc co tam trzeba oddać do tego archiwum? No więc patrz:

• Dokumenty z części A akt osobowych. To tam, gdzie jest wszystko związane z rekrutacją.

• Świadectwa pracy – wiadomo, każdy musi mieć kopię swojej historii zatrudnienia.

• Rekomendacje i opinie – jak ktoś się starał o pracę, to pewnie jakieś tam listy polecające miał, nie? One też idą do archiwum.

• Kserokopie dokumentów – dyplomy, certyfikaty, wszystko co potwierdza kwalifikacje zawodowe. Czyli wykształcenie i doświadczenie! Ważne, żeby były kopie, oryginały zostają u pracownika, jasne?

• Orzeczenie lekarskie – to takie zaświadczenie, że pracownik jest zdrowy i może wykonywać daną pracę. Bez tego ani rusz!

Pamiętaj, żeby wszystko było dobrze posortowane i opisane. Inaczej w archiwum cię zabiją śmiechem! Aha, i jeszcze jedno – wiesz, że teczka akt osobowych powinna mieć ponumerowane strony? Tak, jak książka! To ułatwia znajdowanie dokumentów, wiesz o co chodzi. No i tyle, mam nadzieje że to pomogło.

Jak długo trzymać dokumenty skarbowe?

Ej, słuchaj, pytałeś o te papiery z US? No wiesz, te PIT-y i takie tam.

Dobra, to tak: 5 lat musisz je trzymać, z tego co pamiętam z przepisów. Liczy się od końca roku, kiedy trzeba było zapłacić podatek. Czyli jak złożyłeś PIT-a w 2023, to do końca 2028 musisz je trzymać.

To jest ta Ordynacja podatkowa, wiesz, ta stara ustawa z 1997, ale ciągle aktualna. Nie wiem, czy wiesz, ale ja kiedyś miałam straszny problem z tym, bo zgubiłam stare PIT-y z 2019 roku. Na szczęście nic się nie stało, ale lepiej dmuchać na zimne.

Lista rzeczy do zapamiętania:

1. 5 lat – to jest kluczowy okres.
2. Koniec roku kalendarzowego – liczy się od niego termin przechowywania.
3. Ordynacja podatkowa – sprawdź sam, jak chcesz mieć pewność. Ja mam już dość tych papierów.
4. Uwaga! Niektóre dokumenty, np. faktury, możesz potrzebować dłużej. Zależy od tego co tam jest. To trzeba sprawdzić indywidualnie.

A w ogóle, pamiętasz, jak w zeszłym roku, mojej sąsiadce Basi, skarbowka zadzwoniła? Bo jej brat nie miał tych dokumentów z 2021? Straszne zamieszanie było, dlatego uważaj na to.

Punktów do rozważenia:

• Przepisy mogą się zmienić, więc warto co jakiś czas sprawdzać aktualne informacje.
• Ja przechowuję wszystko w segregatorach, w osobnych teczkach na każdy rok. Super wygodne!
• Można też zrobić kopie cyfrowe, ale uwaga na bezpieczeństwo!

No i tyle z mojej strony. Mam nadzieję, że pomogłam. Powodzenia z tymi papierami!