Ile czasu ma pracodawca na wydanie kopii akt osobowych?

Kopia akt osobowych – ile czasu ma pracodawca? Prawo a praktyka.

Prawo do wglądu w akta osobowe, a co za tym idzie, otrzymania ich kopii, to fundamentalne uprawnienie pracownika, a także byłego pracownika. Choć przepisy jasno mówią o “rozsądnym terminie”, to w praktyce rodzi to wiele pytań i wątpliwości. Kluczowe jest więc zrozumienie, co kryje się pod tym pojęciem i jakie są realne ramy czasowe, w których pracodawca powinien wywiązać się z tego obowiązku.

Ustawa Kodeks pracy nie definiuje precyzyjnie, ile dni ma pracodawca na wydanie kopii akt. Wspomina jedynie o “rozsądnym terminie”. Często przyjmuje się, że owy termin nie powinien przekroczyć 30 dni od daty złożenia wniosku. Warto jednak pamiętać, że nie jest to sztywny deadline zapisany wprost w ustawie. 30 dni to raczej wytyczna oparta na interpretacjach i praktyce, stanowiąca punkt odniesienia w ocenie, czy pracodawca działa z należytą starannością.

Co wpływa na “rozsądny termin”?

Na długość “rozsądnego terminu” mogą wpływać różne czynniki. Należą do nich m.in.:

• Objętość akt osobowych: Im więcej dokumentów znajduje się w aktach, tym więcej czasu może zająć ich kopiowanie i przygotowanie do wydania.
• Forma wniosku: Jasno sformułowany wniosek, precyzujący, które dokumenty mają zostać skopiowane, ułatwia i przyspiesza pracę pracodawcy.
• Zasoby pracodawcy: W mniejszych firmach, gdzie jedna osoba odpowiada za kadry i płace, proces może trwać nieco dłużej niż w dużych korporacjach z rozbudowanymi działami HR.
• Sytuacja nadzwyczajna: Nieprzewidziane zdarzenia, np. awaria sprzętu, choroba pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie kopii, mogą wpłynąć na wydłużenie terminu realizacji wniosku. W takiej sytuacji warto skonsultować się z pracodawcą i ustalić nowy termin.

Co zrobić, gdy pracodawca zwleka z wydaniem kopii?

Przekroczenie “rozsądnego terminu” może być uznane za naruszenie praw pracownika. W takiej sytuacji można podjąć następujące kroki:

• Ponaglenie pisemne: Warto przypomnieć pracodawcy o złożonym wniosku i poprosić o informację o przewidywanym terminie realizacji.
• Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy: PIP może skontrolować pracodawcę i nakazać wydanie kopii akt.
• Pozew do sądu pracy: W skrajnych przypadkach można dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

Podsumowując, choć ustawa nie precyzuje konkretnego terminu na wydanie kopii akt osobowych, przyjmuje się, że powinien on być “rozsądny” i zwykle nie przekraczać 30 dni. W przypadku opóźnień warto podjąć działania, aby chronić swoje prawa. Pamiętajmy, że dostęp do własnych akt osobowych to ważne uprawnienie, z którego każdy pracownik i były pracownik może skorzystać.

#Akty Osobowe #Czas Wydania #Kopia Dokumentów