Czy w aktach osobowych może być ksero dowodu osobistego?

Czy w aktach osobowych może znajdować się ksero dowodu osobistego?

Przepisy prawa pracy jasno określają, jakie dokumenty pracodawca może pozyskiwać i przechowywać w aktach osobowych pracowników. Zgodnie z art. 22(1) Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo gromadzić i przechowywać w aktach osobowych pracownika:

• Wyciąg z dowodu osobistego, zawierający dane niezbędne do realizacji obowiązków pracowniczych i zgodne z prawem.
• Kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do zajmowania danego stanowiska pracy.
• Orzeczenia lekarskie stwierdzające zdolność do wykonywania pracy na określonym stanowisku lub w określonych warunkach.
• Oświadczenia pracownika o stanie zdrowia, oświadczenia pracownika o ukończeniu wymaganego szkolenia bhp oraz oświadczenia pracownika o odbyciu służby wojskowej lub zastępczej.
• Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, w tym świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, wyciągi z akt osobowych oraz inne dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.
• Oświadczenia pracownika o wykonywaniu innej pracy zarobkowej lub o prowadzeniu działalności gospodarczej.
• Zaświadczenia o zarobkach za poprzedni rok kalendarzowy, otrzymanych od poprzednich pracodawców.
• Oświadczenie pracownika o zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a także o posiadaniu numeru PESEL.

Jak wynika z powyższego wyliczenia, pracodawca nie ma prawa przechowywać w aktach osobowych pracownika całego ksera dowodu osobistego. Może przechowywać jedynie wyciąg z dowodu osobistego, zawierający dane niezbędne do realizacji obowiązków pracowniczych i zgodne z prawem.

Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych pracownika jest obwarowane szeregiem przepisów, które mają na celu ochronę jego prywatności i zapobieganie nadużyciom. Pracodawca jest zobowiązany do przetwarzania danych osobowych pracowników w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Powinien również zapewnić poufność tych danych i podejmować wszelkie niezbędne środki, aby zapobiec ich nieuprawnionemu ujawnieniu lub wykorzystaniu.